Секретарь директора

Секретарь директора

Ваши задачи:

• Организационное обеспечение. Планирование рабочего дня директора организации: составление графика, расстановка приоритетов, координация рабочих встреч и совещаний. Организация деловых поездок и командировок директора: бронирование билетов, гостиниц, оформление документов. Обеспечение рабочего места директора всем необходимым: заказ канцтоваров, оргтехники. Встреча гостей (не работников организации) и предложение им напитков в процессе ожидания приема у директора; организация обслуживания участников переговоров в части подачи напитков и легких закусок; поддержание чистоты и порядка в зоне приема посетителей и на чайном столе в течение рабочего дня.

  Работа с документами и информацией. Приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции. Навыки работы в системе электронного документооборота (СЭД), в программе 1-С «Документооборот ГУ» (не просто Outlook, а именно системы учета). Знание делопроизводства. Подготовка проектов документов (письма, отчёты, и т.п.) по поручению директора. Контроль корректности оформления документов перед передачей их на подпись директору. Ведение протоколов совещаний и фиксация ключевых решений. Систематизация документов: формирование дел, передача в архив. Умение анализировать информацию: сбор данных из разных подразделений по роду деятельности учреждения, подготовка информационно-аналитических материалов необходимых директору для принятия решений.

  Коммуникационная поддержка. Фильтрация и перераспределение входящих звонков. Организация приёма посетителей. Взаимодействие с подразделениями учреждения: передача поручений, координация совместных задач. При необходимости — представление интересов директора во внешних контактах: согласование его встреч, ведение переписки, подготовка ответов в сторонние организации в пределах своей компетентности.

  Контроль и отчётность. Отслеживание исполнения поручений и распоряжений директора учреждения. Анализ причин задержек и предложение мер по их устранению. Подготовка сводных отчётов о ходе выполнения задач.

  Выполнение дополнительных задач. Выполнение иных служебных поручений директора, непосредственно связанных с деятельностью организации и соответствующих трудовых функций секретаря директора.

  Работа с конфиденциальной информацией. Обеспечение конфиденциальности деятельности. Знание правил работы с конфиденциальной информацией и способов ее защиты.

Наши ожидания:

• Опыт работы секретарем, помощником руководителя или ассистентом от 3 лет.
• Отличные навыки делового общения, грамотная устная и письменная речь.
• Уверенное владение ПК (MS Office, электронная почта, оргтехника).
• Умение работать с большим объемом информации, внимательность к деталям.
• Организованность, пунктуальность, аккуратность, стрессоустойчивость.
• Доброжелательность и тактичность в общении.

Условия и преимущества:

• Официальное трудоустройство в стабильной государственной организации.
• График работы: 5/2, с 8:00 до 16:30.
• Современный офис в шаговой доступности от транспорта.
• Возможности для профессионального развития и обучения.
• Дружный коллектив и поддержка на всех этапах адаптации