ВАКАНСИЯ В MZUNGU EXPEDITIONS: БЭК-МЕНЕДЖЕР
Привет! Мы расширяем команду и ищем внимательного, организованного и проактивного бэк-менеджера, готового к динамичной и ответственной работе в сфере экспедиционных путешествий.
Формат работы: удалённо.
MZUNGU EXPEDITIONS
- MZUNGU EXPEDITIONS организует экспедиции и путешествия по необычным направлениям. Вместе с принимающими компаниями и тимлидерами мы готовим поездки, в которых важны продуманные маршруты, внимание к деталям и забота об участниках.
- Ищем внимательного и организованного бэк-менеджера, который поможет превращать экспедиционные программы в тщательно подготовленные поездки — от оформления договоров и бронирований до оперативной поддержки команды во время путешествия.
- Вы будете работать в связке с фронт-менеджерами, принимающими компаниями и тимлидерами — руководителями экспедиционных групп.
01 / ОБЯЗАННОСТИ
Договоры, документы и оплаты
- Подготовка договоров с клиентами и приложений к ним на основании согласованных условий, проверка данных, контроль подписания и хранение документов.
- Контроль поступления авансовых платежей, напоминания клиентам об оплате, фиксация сумм и подтверждений в CRM. Передача фронт-менеджеру актуальной информации для контроля оставшейся оплаты.
- Ведение CRM в части договоров, документов, платежей и операционных статусов; подготовка расчётов по согласованным условиям.
- Оформление договоров с принимающими компаниями и другими поставщиками: подготовка рамочных договоров и договоров на конкретную поездку, контроль подписания, ведение реестра и архива.
- Финансовое сопровождение договоров: сверка платежей и обязательств перед поставщиками, контроль сроков оплат, подготовка подтверждающих и закрывающих документов.
- Оформление возвратов по согласованным суммам: подготовка заявлений и соглашений о расторжении, проверка реквизитов, постановка платежей в очередь и отправка клиентам подтверждений.
- Получение и передача наличных денег от клиентов и тим лидеров и поставщиков при необходимости
02 / ОБЯЗАННОСТИ
Бронирования и подготовка экспедиций
- Подбор рекомендованных рейсов по экспедиционным программам; бронирование и оформление авиабилетов со сложными маршрутами и стыковками, включая обмены и возвраты.
- Бронирование дополнительных авиационных услуг: выбор мест, багаж, VIP-залы и сопровождение в аэропортах, регистрация на рейс.
- Бронирование наземных услуг: отелей и других объектов размещения, трансферов, транспорта, яхт, ресторанов, театров, СПА и других услуг по программе.
- Организация оформления виз, разрешений и необходимых документов для тимлидеров и участников, включая подачу документов в посольства при необходимости.
- Контроль стоимости бронирований в рамках согласованных бюджетов, своевременное согласование превышений и нестандартных ситуаций.
- Создание и ведение Departure List — рабочего файла экспедиции: данные участников, документы, перелёты, трансферы, размещение, питание, особые пожелания и финансовая информация.
- Подготовка и проверка Rooming List — списка размещения участников по номерам; передача необходимых данных принимающей стороне.
- Ведение задач, сроков и статусов готовности экспедиций, итоговая проверка комплектности документов и бронирований перед выездом.
03 / ОБЯЗАННОСТИ
Работа с поставщиками,
клиентами и тимлидерами
- Проверка подтверждений от поставщиков: соответствие дат, отелей, транспорта, состава услуг и команды ранее согласованным условиям.
- Финальная сверка готовности поездки с поставщиком и тимлидером: размещение, трансферы, билеты, визы, питание, программа и контакты принимающей стороны.
- Подготовка информационных материалов и памяток по направлениям; организационная поддержка участников по документам, перелётам, визам и дополнительным услугам.
- Организация чатов экспедиций, передача участникам документов и информации о встрече.
- Подготовка и передача тимлидеру документов, аптечки, сувениров и других необходимых материалов. Заказ маркетинговой и сувенирной продукции, подбор поставщиков.
- Ежедневная оперативная связь с тимлидером во время экспедиции, контроль трансферов, заселения и выполнения услуг; решение возникающих вопросов с принимающей стороной.
- Взаимодействие с фронт-менеджерами на всех этапах поездки: своевременная передача информации о рисках, изменениях и вопросах, требующих согласования с клиентами.
- Участие в документальном и финансовом закрытии экспедиции, оформление возмещения расходов тимлидера на основании согласованных данных.
04 / ПРОФИЛЬ КАНДИДАТА
Требования
- Опыт работы в туризме от 1 года — в туристических агентствах или туроператорских компаниях, в том числе со сложными и многосоставными маршрутами.
- Опыт бронирования авиабилетов и наземных услуг; понимание правил тарифов, обменов, возвратов и аннуляций.
- Знание специфики объектов размещения и принципов работы систем бронирования.
- Опыт работы с договорами, платёжными документами и расчётами; внимательность к суммам, валютам, реквизитам и срокам.
- Уверенное владение Google Docs, Google Sheets, Excel, Word; умение работать в CRM.
- Готовность работать в Notion и Slack, вести задачи и поддерживать актуальность рабочих данных.
- Английский язык не ниже Upper-Intermediate для переписки и общения с зарубежными поставщиками и клиентами.
- Грамотная устная и письменная речь, хорошие навыки делового общения, клиентоориентированность.
- Системность, аккуратность и ответственность: умение работать по чек-листам, соблюдать сроки и доводить задачи до результата.
- Умение вести несколько поездок параллельно, расставлять приоритеты и быстро ориентироваться при изменении обстоятельств.
- Способность спокойно решать нестандартные ситуации, своевременно сообщать о рисках и предлагать варианты решения.
- Бережное отношение к персональным и финансовым данным клиентов.
Условия
- Удалённая работа.
- Место нахождения – Москва.
- Достойный уровень оплаты: оклад + премия.
- Возможность путешествовать.
- Дружная, увлечённая путешествиями команда.
- Интересные и разнообразные задачи, необычные направления и работа с международными партнёрами.
Для отклика отправьте резюме и сопроводительное письмо. Мы внимательно рассмотрим все заявки и свяжемся с кандидатами, чей профиль наиболее соответствует требованиям позиции.
Будем рады видеть в команде человека, который разделяет наш подход и ответственность как и мы.
