Ассистент операционного директора

О компании:

Мы — динамично развивающееся косметическое производство. Мы активно растем, внедряем новые технологии, оптимизируем внутренние процессы и адаптивно реагируем на изменения в законодательстве (Честный ЗНАК, ЭТРН, автоматизация).

Ищем правое крыло для Операционного директора — Менеджера операционных проектов. Это позиция для системного, дотошного и гибкого специалиста, который умеет работать с данными, самостоятельно исследовать новые задачи, координировать смежные отделы и доводить проекты до результата.

Цель позиции

Освободить операционного директора от рутинного сбора данных, систематического контроля подразделений, глубокого погружения в технические/регуляторные детали и ведения текущих проектов.

Ваша работа строится в пропорции 50 / 50:

50% — Регулярная аналитика, сбор статусов и операционный контроль: сведение таблиц, проверка остатков, подготовка к совещаниям, контроль сроков и поручений.

50% — Проекты и исследования: самостоятельный разбор изменений в законодательстве (Честный ЗНАК, ЭТРН), поиск причин сбоев, описание процессов и помощь в оптимизации.

Обязанности:

БЛОК 1. Регулярная аналитика, коммуникация и операционный контроль (50%)

Сбор статусов и проведение совещаний:

• Регулярный сбор и актуализация статусов по задачам от ключевых подразделений (производство, склад, закупки, логистика).
• Участие в операционных совещаниях и планерках: ведение протоколов, фиксация договоренностей, назначение ответственных и дедлайнов.
• Систематический контроль выполнения принятых на совещаниях решений и поручений руководителя (доведение до результата, а не просто фиксация).

Сбор данных и отчетность:

• Сведение и структурирование данных по цепочке: Закупки → Производство → Склад → Отгрузки.
• Подготовка регулярных отчетов, сводок и аналитических записок для операционного директора.
• Поиск расхождений, ошибок в данных и причин отклонений от плана.

Операционный контроль:

• Мониторинг выполнения производственных планов и остатков (сырье, материалы, готовая продукция).
• Контроль цепочки прохождения заказов и отгрузок, своевременное выявление задержек и узких мест.

БЛОК 2. Проекты, исследования и комплаенс (50%)

Регуляторные и отраслевые проекты:

• Честный ЗНАК: сопровождение процессов маркировки, контроль работы с кодами, разбор новых требований и их внедрение на производстве/складе.
• ЭТРН (электронные транспортные накладные): изучение требований законодательства, участие во внедрении и настройке процесса вместе с логистами и IT.
• Законодательные изменения: исследование новых правил, стандартов и требований к продукции, упаковке, маркировке и логистике, подготовка понятных резюме и инструкций.

Проектная работа и процессы:

• Исследование причин сбоев в процессах (пересорты, задержки отгрузок, дефициты) и сбор информации для их устранения.
• Участие в проектах по автоматизации (1С, Pyrus) и описании регламентов.
• Использование цифровых инструментов и ИИ

В компании приветствуется использование современных инструментов и ИИ-технологий для ускорения работы:

• Поиск и структурирование информации, быстрое составление формул для таблиц.
• Подготовка проектов регламентов, проектной документации и выжимок из законодательных актов.

Требования:

• От 1–2 лет на позициях: операционный координатор, аналитик, младший менеджер проектов, бизнес-ассистент
• Опыт работы на производстве, в торговле или логистике будет плюсом.

Навыки и знания:

• Уверенный пользователь 1с, ИИ, Excel / Google Таблиц (сводные таблицы, формулы, работа с большими массивами данных).
• Грамотная устная и письменная речь, умение уверенно и корректно вести коммуникацию с руководителями подразделений.
• Понимание или готовность быстро разобраться в Pyrus, Честном ЗНАКе и ЭДО/ЭТРН (базовым процессам обучаем).

Личные качества:

• Системность и дотошность: любит порядок в данных, замечает ошибки и расхождения в отчетах.
• Исследовательский подход: умеет разобраться в незнакомой задаче или законе, собрать нужную информацию и выдать готовое решение.
• Настойчивость в коммуникации: не стесняется запрашивать статусы у сотрудников и доводить задачи до выполнения.

Условия:

• Оформление по ТК РФ с первого рабочего дня.
• График 5/2 с 10:00 до 19:00 (гибрид обсуждаем)
• Cкидки на продукцию компании.
• Комфортный офис в Москве.
• Обучение от руководителя.
• Консультации с HRом и коучем.

Почему эта вакансия — отличный выбор для вас?

Не просто ассистент, а бизнес-единица: Это не позиция секретаря — никаких личных поручений, химчисток или заказа кофе. Вы становитесь полноценным участником управления реальным косметическим производством.

Прямой доступ к экспертизе Топ-менеджера: Вы будете работать в плотной связке с Операционным директором, который готов делиться опытом, обучать специфике бизнеса и передавать сильные управленческие практики.

Мощный профессиональный трамплин: За 1–2 года на этой позиции вы глубоко погрузитесь в сквозную аналитику, проектный менеджмент (Честный ЗНАК, ЭТРН), работу с 1С и Pyrus. Это прямой путь к росту до позиции Руководителя проектов или Операционного менеджера.

Современный стек инструментов: Вы будете не просто сводить таблицы, а активно применять ИИ и цифровые сервисы для решения нестандартных задач.

Приятные бонусы от компании: Специальные цены и существенные скидки на классную парфюмированную косметику нашего производства.

Преимущества работы в нашей команде:

• Прозрачные задачи и зона ответственности.

• Реальная возможность влиять на процессы.

• Работа в растущей компании с четкой структурой.

• Поддержка со стороны руководства и смежных отделов.