Мы ищем самостоятельного и внимательного сотрудника, который возьмёт на себя организацию повседневной работы офиса и будет помогать отделу снабжения.
Эта вакансия подойдёт человеку, которому интересно не только выполнять административные задачи, но и постепенно развиваться в сфере закупок и снабжения. По мере освоения работы мы готовы передавать сотруднику более содержательные задачи и в перспективе рассматривать переход в отдел снабжения.
Обязанности - Организация работы офиса:
- печать, сканирование, отправка и систематизация документов;
- ведение электронного и бумажного архива;
- отправка и получение корреспонденции, взаимодействие с почтой и курьерскими службами;
- заказ канцелярии, воды, кофе и других необходимых товаров;
- взаимодействие с администрацией бизнес-центра, получение счетов и документов;
- выполнение других текущих административных задач.
- Работа с поставщиками и документами:
- контролировать получение оригиналов договоров, актов, УПД и других закрывающих документов;
- связываться с поставщиками по незакрытым документам;
- отправлять документы на подписание и контролировать их возврат;
- вести понятный реестр документов и регулярно актуализировать их статус;
- взаимодействовать с бухгалтерией и сотрудниками компании по вопросам документооборота.
- Помощь отделу снабжения:
- искать потенциальных поставщиков и подрядчиков в интернете, на «Авито» и других площадках;
- собирать и систематизировать информацию о найденных компаниях;
- направлять поставщикам и подрядчикам запросы на расчёт;
- контролировать получение коммерческих предложений и передавать результаты ответственному сотруднику;
- сравнивать предложения по заданным критериям: стоимость, сроки, условия оплаты и поставки;
- помогать с подготовкой таблиц, исходных данных и несложных расчётов по готовым шаблонам;
- выполнять оперативные поручения сотрудников отдела снабжения.
- Работа с искусственным интеллектом:
- использовать ChatGPT или другие ИИ-инструменты для поиска и структурирования информации;
- составлять с помощью ИИ деловые письма, запросы поставщикам, таблицы и краткие сводки;
- анализировать и сравнивать предложения;
- проверять результаты работы ИИ и не переносить непроверенную информацию в рабочие документы.
Требования - опыт административной работы, документооборота, закупок или снабжения будет преимуществом;
- уверенное владение компьютером, Word, Excel или Google Таблицами;
- практический опыт использования нейросетей в работе;
- грамотная устная и письменная речь;
- внимательность при работе с документами, цифрами и реквизитами;
- умение самостоятельно искать информацию и доводить задачи до результата;
- готовность общаться с поставщиками по телефону и в переписке;
- способность работать с несколькими задачами и соблюдать сроки;
- желание учиться и в дальнейшем развиваться в закупках и снабжении.
Какой человек нам подойдёт
Нам нужен не просто исполнитель отдельных поручений, а организованный и инициативный сотрудник. Если документ должен вернуться от поставщика, вы не ограничиваетесь одним письмом, а контролируете вопрос до его закрытия. Если необходимо найти подрядчика, вы собираете несколько подходящих вариантов, проверяете информацию и представляете результат в понятном виде.
Для нас важны ответственность, здравый смысл, доброжелательность и готовность разбираться в новых задачах.
Условия - официальное оформление;
- заработную плату 100 000–120 000 ₽ на руки в зависимости от опыта и навыков;
- график 5/2, с 10 до 18;
- работу в офисе по адресу: БЦ МиллерЦентр, Испытателей 39 (прямо у метро Комендантский пр.);
- понятные задачи и помощь в период адаптации;
- обучение процессам закупок и снабжения;
- возможность профессионального роста и перехода на позицию специалиста по снабжению;
- испытательный срок - 1 месяц;
- растущая компания с большими перспективами.
