Администратор по работе с клиентами/Офис-менеджер

Группа компаний «Таврида Девелопмент» — лидер премиальной курортной недвижимости России*, который создаёт уникальные проекты для жизни и инвестиций в Крыму и единственный в стране превращает их в полноценные курорты с инфраструктурой и сервисом мирового уровня.

Присоединяйтесь к команде профессионалов, создающих курортную недвижимость нового поколения!

Обязанности:

• Прием и распределение телефонных звонков отдела продаж

• прием входящих звонков, перенаправление руководителю отдела и работникам отдела продаж;

• регистрация поступающих телефонных звонков;

• работа в CRM (распределение входящих звонков, заявок и т.д. между ответственными сотрудниками отдела продаж);

• ведение работы с клиентскими жалобами по телефону, замечаниями и пожеланиями. Оперативная передача всей полученной информации заинтересованным сотрудникам, подразделениям компании;

• проведение обзвона клиентов с целью сообщения информации (информативный прозвон) и получения информации (опрос/анкетирование)

• Встреча посетителей

• получение и фиксация первичной информации о посетителях, встреча гостей в офисе и в зоне паркинга, помощь и сопровождение гостя к менеджеру или руководителю отдела продаж;

• ведение журнала записи посетителей офиса, оформление (заказ) пропусков;

• содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;

• прием и передача документов посетителей руководителю и работникам отдела продаж;

• подготовка и бронирование переговорных комнат, ведение календарей бронирования;

• сервировка чайного (кофейного) стола для гостей;

• приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).

• Ведение бумажной и электронной базы документов отдела продаж

• контроль за ведением документооборота, ведение бумажной и электронной базы документов;

• обеспечение и сохранность систематизации документов в бумажном и электронном виде;

• взаимодействие с контрагентами по системе электронного и бумажного документооборота;

• составление деловых и информационных писем, приказов, служебных записок по запросу;

• работа в 1С (обработка и внесение данных).

• работа в CRM Bitrix24.

• Выполнение координирующих и обеспечивающих функций

• организация корпоративных перевозок услугами такси, заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц для работников отдела продаж;

• отправка почтовых отправлений, посылок, взаимодействие с курьерскими службами и Почтой России.

• Административно-хозяйственная поддержка офиса

• определение потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий в офисе;

• контроль остатков, составление заявок на товары, отслеживание сроков согласования и поставки;

• приём заявок от работников отдела при потребности в канцелярских, хозяйственных и сопутствующих товарах и услугах, офисном оборудовании;

• проведение анализа соответствия поступивших заявок локальным нормативным актам организации, а также запланированному бюджету;

• составление сводных учетных и отчетных документов о фактах хозяйственной деятельности, в части использования товаров и услуг офисом;

• организация технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники) и контроль его состояния;

• прием от работников заявок на сервисное обслуживание или устранение неисправностей мебели, офисного (кроме оргтехники) и бытового оборудования;

• организация сервисного обслуживания или ремонта мебели, офисного и бытового оборудования;

• контроль за качеством работы службы клининга.

• поддержание чистоты переговорных.

• Коммуникационные навыки: Грамотная чёткая речь, опыт общения с людьми высокого статуса в обществе, умение слушать клиента и простым языком излагать свои мысли.

• Внешний вид: исключительно деловой офисный стиль.

• Организационные навыки: Способность планировать свое время, расставлять приоритеты и справляться с несколькими задачами одновременно.

• Внимательность к деталям: Умение замечать и предотвращать ошибки для поддержания высокого уровня обслуживания.

  Знание программного обеспечения: Умение работать с CRM-системами, офисными приложениями и другими инструментами, необходимыми для управления клиентскими данными.

• Знание иностранного языка: Знание английского или других иностранных языков будет плюсом в случае взаимодействия с международными клиентами.

• Личные качества: Стрессоустойчивость, инициативность, умение работать в команде.

• Официальное оформление;
• Белая заработная плата (2 раза в месяц);
• График работы 2/2 с 9.00 до 21.00;
• Ежегодный отпуск: 28 календарных дней;
• ДМС после 6 месяцев работы.