Формат трудоустройства: трудовой договор через агентство
О позиции
Роль предполагает автоматизацию процессов на платформах excel, JIRA, Power BI, настройка dashboardов, ежедневное взаимодействие с Trade Compliance и кросс-функциональными командами и контроль статуса лицензий. Специалист, который сможет самостоятельно анализировать существующий процесс, упращать excel базу, находить узкие места, сокращать объем ручных операций, внедрять системы приоритизации, автоматизацию, дашборды и инструменты контроля эффективности.
Ключевые обязанности:
1. Самостоятельная оптимизация и автоматизация процесса
- Анализ end-to-end процесса экспортного лицензирования и выявление основных причин задержек, повторяющихся проблем и ручных операций.
- Разработка и внедрение улучшений, направленных на сокращение lead time и повышение предсказуемости процесса.
- Автоматизация этапов сбора, проверки, консолидации и обработки информации.
- Стандартизация форматов данных, шаблонов запросов и пакетов документов.
- Разработка, тестирование и внедрение механизмов автоматического контроля сроков, reminders и эскалаций.
- Минимизация дублирования информации между Jira, Excel и другими системами.
- Участие в проектах continuous improvement / Kaizen по развитию процесса экспортного лицензирования.
- Оценка эффективности внедренных изменений и дальнейшая корректировка процесса.
2. Управление workflow
- Координация заявок на экспортные лицензии в корпоративной системе Jira/MS Fabrics, поддержание актуального статуса заявок, ответственных лиц, сроков и следующих действий.
- Контроль просроченных задач и открытых action items.
- Развитие структуры Jira/MS Fabrics для повышения прозрачности процесса - статусы, workflow, автоматические уведомления, SLA и контрольные точки.
- Обеспечение единого источника достоверной информации по текущему портфелю лицензий.
3. Аналитика, KPI и дашборды
- Создание и ведение аналитической отчетности по экспортному лицензированию.
- Построение и автоматизация дашбордов для руководства и рабочих команд.
- Формирование ключевых показателей процесса, включая: количество открытых заявок; статус и текущий этап; aging заявок; средний lead time; количество просроченных действий; bottlenecks по этапам; лицензии с приближающимся сроком окончания; распределение заявок по уровню приоритета; потенциальный бизнес-impact задержек.
- Подготовка регулярных management updates по статусу лицензирования, ключевым рискам и необходимым действиям.
- Анализ причин отклонений и формирование предложений по corrective actions.
4. Кросс-функциональное взаимодействие
- Координация Sales, Service, Logistics, Marketing, CSA, Regulatory Affairs, Trade Compliance и других подразделений в рамках процесса лицензирования.
- Проактивный запрос необходимой информации и контроль сроков ее предоставления.
- Фасилитация еженедельных встреч по экспортному лицензированию.
- Формирование повестки встреч на основании приоритетов и проблемных заявок.
- Фиксация решений, owners, deadlines и последующий контроль выполнения agreed actions.
- Эскалация системных проблем и критических задержек руководству.
Требования к кандидату:
Опыт
- Бизнес-аналитика;
- Опыт работы с Power BI, Microsoft Fabric, Power Automate, JIRA или аналогичными инструментами будет существенным преимуществом.
Аналитические и технические навыки
- Продвинутый уровень MS Excel:
- Формулы и сводные таблицы;
- Работа с большими массивами данных;
- Power Query или аналогичные инструменты обработки данных.
- Опыт построения автоматизированной отчетности и дашбордов.
- Способность структурировать большие объемы информации и переводить их в понятную управленческую отчетность.
- Понимание принципов KPI, SLA, aging analysis и workflow management.
Английский язык
- Английский язык не ниже Upper-Intermediate / B2.
Профессиональные качества
- Системное и аналитическое мышление.
- Высокая внимательность к деталям.
- Проактивность и самостоятельность.
- Развитые навыки кросс-функциональной коммуникации.
- Способность настойчиво, но конструктивно получать необходимую информацию от разных подразделений.
- Навыки фасилитации рабочих встреч.
- Ориентация не только на выполнение текущих задач, но и на повышение эффективности процесса в целом.
Существенным преимуществом будет
- Опыт автоматизации операционных процессов.
- Самостоятельная разработка Power BI / Fabric dashboards.
- Опыт внедрения workflow automation
Условия:
- Конкурентная заработная плата
- Годовой бонус
- Оплачиваемые больничные и отпускные дни до оклада
- Компенсация питания
- Мобильная связь / телефон
- ДМС
- Корпоративный английский язык
- Корпоративное обучение
