Офис-менеджер / Управляющий делами офиса (с элементами бизнес-ассистента)
В команду отдела хозяйства и сервиса (ОХС) мы ищем энергичного, внимательного и структурированного Офис-менеджера.
Для нас это не просто человек, следящий за канцтоварами, а управляющий офиса и правая рука руководства в вопросах корпоративного уюта, бесперебойного быта компании и решения нестандартных организационных задач.
Чем предстоит заниматься:
- Жизнеобеспечение и уют офиса:
- Закупка хозяйственных и офисных принадлежностей, продуктов (чай, кофе, фрукты), своевременный учет и пополнение запасов.
- Взаимодействие с арендодателями (контроль договоров, счетов, поиск дополнительных или новых площадей при необходимости).
- Контроль мелкого ремонта мебели, оборудования и техники (вызов мастеров, координация клининга и сервисных служб).
- Активная работа с курьерскими службами.
- Координация транспортной логистики:
- Оперативное управление корпоративным водителем: планирование маршрутов, расстановка приоритетов, учет рабочего графика и контроль транспортных расходов.
- Поддержка первых лиц и структурных руководителей (Executive-задачи):
- Выполнение деловых поручений директора (сбор информации, экспресс-аналитика, составление списков, сводных таблиц).
- Администрирование регулярных счетов и коммунальных платежей (по арендуемым офисам и объектам руководства).
- Взаимодействия с региональными представителями.
- Корпоративная культура и подарки:
- Организация ярких офисных праздников, поздравлений и тимбилдингов.
- Креативный поиск, закупка и оформление представительских подарков для клиентов и партнеров компании (включая масштабные поздравления к Новому году и профессиональным датам, таким как День железнодорожника).
- Финансовая дисциплина:
- Своевременное ведение и предоставление отчетности по расходам в зоне своей ответственности (авансовые отчеты, чеки, закрывающие документы).
Что мы ждем от кандидата:
- Опыт: от 3 лет в роли офис-менеджера, (опыт работы в режиме многозадачности будет решающим плюсом).
- Образование: высшее образование.
- Навыки:
- Уверенный пользователь офисных программ (MS Office: Excel, Word, Google Таблицы/Документы).
- Умение быстро находить информацию, договариваться с подрядчиками на выгодных условиях и контролировать исполнение работ.
- Базовое понимание первичной бухгалтерской документации (акты, товарные накладные, счета).
- Личные качества:
- Проактивность и сервисный подход: вы замечаете мелочи раньше, чем на них укажут, также нужно понимать, что эта должность предусматривает оказание сервиса внутреннему клиенту (рабочий комфорт сотрудников компании).
- Аккуратность и внимательность к деталям.
- Клиентоориентированность и доброжелательность: умение выстраивать экологичный контакт с коллегами, гостями и первыми лицами.
Если вы ознакомились с вакансией до конца, просим указать в сопроводительном письме фразу: "Готов\а к работе в Балашихе" и вашу ближайщую станцию метро.
