Ассистент руководителя | офис-менеджер
Махачкала | Работа в офисе | Полный день
Мы — IT-компания, занимаемся внедрением, сопровождением и развитием корпоративных IT-систем и решений для бизнеса.
Ищем ассистента руководителя, который возьмёт на себя организацию и контроль текущих процессов компании.
У нас небольшой офис и небольшая команда, поэтому классических обязанностей офис-менеджера немного. Основная задача — помогать руководителю поддерживать порядок в работе с действующими клиентами, оплатами, лицензиями, задачами сотрудников и текущими организационными вопросами.
Нам нужен человек, которому можно передать задачу и быть уверенным, что она не потеряется и будет доведена до результата.
Чем предстоит заниматься:
Работа с действующими клиентами
- вести и поддерживать в порядке базу действующих клиентов;
- контролировать текущие организационные вопросы по клиентам;
- следить за договорённостями, сроками и следующими действиями;
- связываться с клиентами по вопросам документов, оплат, продлений и другим организационным вопросам;
- следить, чтобы ни один клиентский вопрос не оставался без ответственного и дальнейшего действия.
Продавать и самостоятельно искать новых клиентов не требуется — этим занимается отдельный менеджер по продажам.
Лицензии, подписки и закупки
- контролировать сроки действия лицензий и подписок клиентов;
- заранее запускать процесс продления;
- оформлять закупки и продления лицензий через партнёрские кабинеты и поставщиков;
- проверять правильность тарифа, периода и данных перед закупкой;
- контролировать получение и активацию лицензий;
- передавать необходимую информацию ответственным сотрудникам;
- фиксировать информацию о закупках и сроках действия в CRM;
- контролировать необходимые закупки для клиентских проектов.
Работе с нашими продуктами, поставщиками и партнёрскими кабинетами обучим.
Счета и оплаты
- контролировать выставление счетов действующим клиентам;
- следить за поступлением оплат;
- напоминать клиентам о предстоящих и просроченных платежах;
- контролировать дебиторскую задолженность;
- следить за связкой «оплата клиента → необходимая закупка → выполнение обязательств»;
- взаимодействовать с бухгалтерией по организационным вопросам и документам.
Вести бухгалтерский учёт самостоятельно не требуется.
Контроль задач и исполнителей
- контролировать задачи сотрудников и исполнителей;
- следить за ответственными и установленными сроками;
- напоминать о приближающихся и просроченных задачах;
- уточнять новые сроки при переносах;
- контролировать выполнение поручений руководителя;
- своевременно сообщать руководителю о проблемах, задержках и вопросах, требующих его решения;
- помогать в организации и проведении рабочих планёрок;
- фиксировать договорённости по итогам встреч и контролировать их исполнение.
Задача ассистента — не выполнять работу специалистов вместо них, а следить, чтобы договорённости и задачи не терялись.
Помощь руководителю
- вести рабочий календарь руководителя;
- назначать и координировать встречи;
- напоминать о встречах и важных задачах;
- фиксировать поручения и контролировать их выполнение;
- собирать вопросы, требующие решения руководителя;
- помогать организовывать рабочий день и приоритеты.
Офисные и административные вопросы
У нас небольшой офис, в котором постоянно работает несколько человек, поэтому этот блок занимает небольшую часть рабочего времени:
- заказ необходимых расходных материалов;
- работа с корреспонденцией и документами;
- небольшие офисные закупки;
- встреча посетителей;
- решение текущих организационных вопросов.
Кого мы ищем
Нам подойдёт человек, который:
- любит порядок и системность;
- умеет доводить задачи до результата;
- внимательно относится к срокам и деталям;
- способен одновременно держать под контролем несколько процессов;
- не боится общаться с клиентами;
- умеет вежливо, но настойчиво напоминать сотрудникам и клиентам о договорённостях;
- не ждёт постоянных указаний руководителя по каждой мелочи;
- умеет самостоятельно разобраться в задаче и задать правильные вопросы;
- уверенно работает с компьютером, таблицами, документами и календарями;
- обладает грамотной устной и письменной речью.
Опыт работы с CRM, Bitrix24, документооборотом, лицензиями или в IT-компании будет преимуществом, но не является обязательным.
Главное для нас — ответственность, внимательность и способность организовывать работу.
Что НЕ входит в обязанности:
- холодные звонки и поиск новых клиентов;
- выполнение плана продаж;
- бухгалтерский учёт;
- техническая настройка IT-систем;
- выполнение работы программистов и технических специалистов.
Условия
- работа в офисе в Махачкале;
- полный рабочий день, 5/2;
- небольшая команда;
- обучение продуктам компании, CRM и внутренним процессам;
- понятная зона ответственности;
- прямое взаимодействие с руководителем;
- возможность постепенно получить больше самостоятельности и ответственности;
- перспектива профессионального роста до операционного менеджера
На старте — фиксированная часть. После прохождения адаптации — фикс + ежемесячная премия за качество ведения процессов.
Премия зависит не от продаж, а от результата работы: своевременного контроля продлений и закупок, отсутствия потерянных клиентских вопросов, контроля оплат, порядка в задачах и CRM.
Как выглядит хороший результат работы
Через несколько месяцев работы:
- ни одно продление клиента не забыто;
- необходимые лицензии закупаются вовремя и без ошибок;
- оплаты находятся под контролем;
- по каждому важному клиентскому вопросу понятен следующий шаг;
- у задач есть ответственные и сроки;
- просроченные задачи не остаются без контроля;
- встречи и поручения руководителя не теряются;
- руководителю не приходится самостоятельно помнить обо всех текущих мелких задачах компании.
Если вам нравится организовывать процессы, наводить порядок и добиваться того, чтобы начатые задачи действительно доводились до результата — будем рады познакомиться.
