Компания осуществляет сопровождение проектов в сфере нефтегазохимии и строительства объектов СПГ. В связи с расширением проектной деятельности открыта вакансия администратора проектов. На должность требуется специалист, обеспечивающий административную, документационную и коммуникационную поддержку реализации проектов, контроль сроков исполнения поручений, а также взаимодействие с заказчиком и подрядными организациями.
Обязанности:
- организация и административная поддержка проектных совещаний (внутренних и с заказчиком); обеспечение взаимодействия между техническими специалистами (в том числе инженерами ГПХ) и проектным блоком;
- ведение протоколов совещаний: фиксация принятых решений, ответственных лиц и контрольных сроков исполнения; контроль направления протоколов участникам совещаний;
- мониторинг исполнения поручений, отражённых в протоколах; своевременное информирование руководителей проектов о приближении контрольных сроков и возможных рисках срыва сроков;
- формирование и актуализация реестров проектной, рабочей, разрешительной и исполнительной документации в корпоративной информационной системе BIZON; передача документов завершённых проектов в архив в соответствии с регламентом;
- проверка документации, поступающей от подрядных организаций и смежных подразделений, на комплектность и соответствие установленным формальным и нормативным требованиям;
- подготовка деловой корреспонденции, запросов, проектов договоров и иных документов по поручению руководства с применением утверждённых шаблонов и инструментов автоматизации (в том числе средств на базе искусственного интеллекта);
- участие в подготовке отчетов о ходе реализации проектов: сбор, структурирование и проверка данных для формирования отчётности о ходе реализации проектов; контроль оформления отчётных материалов;
- распределение задач между исполнителями, контроль сроков их исполнения, оперативное информирование команды проекта об изменениях в исходных данных, сроках и требованиях;
- организация подготовки результатов работ к передаче заказчику (в бумажной и электронной форме) с контролем комплектности и соответствия требованиям к оформлению.
Требования к кандидату (обязательные):
- высшее техническое образование;
- опыт работы от 2х лет в cфepe пpoeктиpoвaния и cтpoитeльcтвa промышленных объектов;
- знание нормативно‑технической документации, регламентирующей проектную и строительную деятельность, а также понимание структуры и состава проектной документации;
- уверенное владение программным обеспечением MS Office‚ AutoCad;
- желательно умение работать в ERP-системе Bizon.help (информация о продукте https://about.bizon.help/);
- навыки делового взаимодействия: способность корректно выстраивать коммуникацию с заказчиками, подрядчиками и техническими специалистами, вести переговоры, поддерживать официальный стиль переписки и устного общения;
- высокий уровень личной организованности: умение структурировать большие объёмы информации, расставлять приоритеты, контролировать параллельные процессы и соблюдать установленные сроки;
- внимательность и скрупулёзность при работе с документацией и массивами данных;
- ответственность за исполнение поставленных задач, соблюдение договорённостей и регламентов;
- стрессоустойчивость: способность сохранять продуктивность и профессиональный подход в условиях повышенной нагрузки и сжатых сроков;
- готовность к освоению новых регламентов, программных решений и методов работы; способность эффективно взаимодействовать в составе проектной команды;
- проактивная позиция: инициативное выявление рисков, информирование ответственных лиц, предложение мер по оптимизации рутинных процессов.
Преимущества кандидатуры (будет учитываться при отборе):
- опыт прохождения процедур согласования проектной документации в Главгосэкспертизе;
- опыт работы в ERP системах (в том числе в Bizon или аналогичных решениях);
- практический опыт применения инструментов автоматизации и технологий на базе ИИ для подготовки черновиков документов, структурирования данных и повышения эффективности документооборота.
Условия:
- официальное оформление по ТК РФ, испытательный срок - 3 месяца;
- работа в офисе на Васильевском острове (шаговая доступность от ст. м. Горный институт);
- участие в строительстве уникальных объектов в области криогеники и газопереработки;
- возможности профессионального и карьерного роста; система внутреннего наставничества и поддержки новых сотрудников;
- предусмотрены краткосрочные командировки;
- гибкое начало дня (начало рабочего дня с 8ч до 10ч).
