О компании и задаче
Мы — B2B-поставщик FMCG в крупнейшие федеральные сети России (X5 / «Пятёрочка» и «Перекрёсток», «Магнит», «Лента»). Компания растёт кратно, вместе с ней растёт и объём организационных задач вокруг офиса и руководителей — и эта область заслуживает отдельного профессионала, а не распределения между разными людьми по остаточному принципу.
Мы хотим, чтобы за офисом и календарём руководителей стоял один человек, который знает всё заранее и держит вопрос под контролем — от бронирования командировки до пропуска для гостя.
Мы ищем офис-менеджера, который возьмёт весь административный контур под свою ответственность — от снабжения офиса и документооборота до личного календаря и командировок первых лиц — и станет тем, на кого можно полностью положиться.
Что нужно делать
- Обеспечивать жизнедеятельность офиса: заказ канцелярии, расходных материалов, чай/кофе — так, чтобы в офисе никогда ничего не заканчивалось незаметно.
- Вести личный календарь руководителей: организовывать встречи, планировать командировки, покупать билеты, бронировать отели; искать и структурировать информацию по запросу руководителя.
- Вести документооборот организации: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учёт, архивирование документов.
- Встречать и сопровождать гостей офиса: заказывать пропуска на человека и на парковку, бронировать переговорные — так, чтобы у гостя не возникло ни одной заминки.
- Взаимодействовать с курьерскими службами по приёму и отправке корреспонденции и посылок.
- Организовывать крупные корпоративные мероприятия (стратегические сессии, тимбилдинги, пресс-мероприятия) с привлечением внешних спикеров и представителей СМИ.
- Вести бюджет административно-хозяйственных расходов и координировать подрядчиков (клининг, ремонт офиса, сервисные компании) — от выбора поставщика до контроля качества.
- Выполнять прочие поручения руководства — без напоминаний и по своей инициативе, если видите, что вопрос назрел.
Что важно уметь
- Общий стаж от 10 лет, из них опыт офис-менеджером и/или помощником/ассистентом руководителя.
- Опыт работы в крупной компании, международном бренде или государственной структуре — там, где административные процессы выстроены масштабно, а не «на коленке».
- Подтверждённый опыт travel-поддержки: самостоятельно бронировали билеты, отели, оформляли командировки — регулярно, а не разово от случая к случаю.
- Умение выстроить документооборот с нуля или навести порядок в уже существующем.
- Способность держать в голове много задач параллельно и расставлять приоритеты без подсказок.
- Тактичность и сдержанность — вы будете иметь дело с конфиденциальной информацией и первыми лицами компании.
Будет плюсом
- Опыт организации крупных корпоративных мероприятий — со спикерами, СМИ, внешними подрядчиками.
- Опыт работы с несколькими руководителями/собственниками одновременно.
- Знание 1С:Документооборот или аналогичных систем ЭДО.
- Английский на уровне, достаточном для переписки и бронирования отелей/билетов.
Условия
- Постоянная позиция, оформление по ТК.
- Офис, Москва, полный день; прямое взаимодействие с руководством компании.
- Рыночная оплата, вилка обсуждается индивидуально по итогам собеседования.
Кого не ищем
Того, кто относится к офис-менеджменту как к временной подработке или ступеньке на пути к другой профессии. Здесь нужна системность и надёжность на годы вперёд — а не выполнение поручений «пока не найдётся что-то получше».
