Обязанности

Ищем сильного офис-менеджера на многофункциональную роль в офисе, расположенном в крупной офисной башне. Эта позиция сочетает классический офис-менеджмент, координацию доставок и курьерских служб, поддержку мероприятий, работу с шаблонными документами и сопровождение гостевых потоков. Сотрудник будет отвечать за ежедневную жизнедеятельность офиса, взаимодействие с сервис-менеджером этажа и управляющей компанией, оформление пропусков, организацию доставок в офис и из офиса, а также административную поддержку внутренних и внешних мероприятий.

обеспечивать бесперебойную работу офиса, переговорных и общих зон, контролировать офисные и хозяйственные закупки

взаимодействовать с управляющей компанией, охраной, парковкой, сервисными и техническими службами бизнес-центра

координировать курьеров, доставки, отправку и получение документов, материалов и оборудования

поддерживать внутренние и внешние мероприятия в офисе: логистика, подготовка пространства, сопровождение гостей, кейтеринг и сопутствующие процессы.

оформлять пропуска, вести списки гостей, координировать доступ посетителей, подрядчиков и курьеров

работать с шаблонными документами: письма, служебные записки, приглашения, сопроводительные материалы, типовые заключения и иные административные документы

участвовать в инвентаризации офисного имущества и вести базовый учет запасов и офисных расходов. На время отпуска личного ассистента руководителя подменять его по стандартному кругу административных задач

Требования

опыт в офис-менеджменте, административной координации или смежной роли

умение держать в фокусе сразу несколько процессов: офис, гости, доставки, документы и мероприятия

внимательность к документам, срокам, спискам, реквизитам и организационным деталям

спокойная, сервисная коммуникация и умение работать с разными контрагентами: от сотрудников и гостей до охраны, УК и курьерских служб

готовность к гибкой нагрузке: в одни дни акцент на рутинной офисной поддержке, в другие — на мероприятиях, визитах и срочной логистике.

AGIMA

17 авг.