Офис-менеджер

ООО НПК «НЕЙРОХИМ» — стабильно работающая компания в сфере оптовых поставок. Ведение бухгалтерского и налогового учета полностью передано на аутсорсинг. В связи с увеличением объема документооборота мы ищем сотрудника, который возьмет на себя организацию сбора, обработки и передачи первичной документации, а также подготовку типовых договоров и сопроводительных бумаг.

Обязанности

1. Сбор и первичная обработка входящих документов от поставщиков и подрядчиков (счета, УПД, акты, ТОРГ-12, транспортные накладные) — проверка наличия всех реквизитов, сканирование, систематизация и направление в электронном виде бухгалтеру на аутсорсинге.

2. Подготовка проектов договоров — внесение реквизитов сторон, сумм, сроков в типовые шаблоны, отправка контрагентам на подпись, отслеживание возврата подписанных экземпляров.

3. Оформление доверенностей на получение (или выдачу) груза для поставщиков и транспортных компаний.

4. Заполнение транспортных накладных (ТН, ТТН) по унифицированным шаблонам для отгрузки/приемки товара.

5. Ведение реестров документов (в Excel или 1С) для контроля: кто, когда и что прислал, кому передали.

6. Организация электронного архива — сканирование подписанных документов, присвоение имен файлов по внутреннему регламенту, размещение в корпоративном облачном хранилище.

7. Взаимодействие с курьерскими службами и Почтой России — отправка оригиналов документов контрагентам (акты сверок, счета, договоры), отслеживание доставки.

8. Административная поддержка — заказ канцелярии, воды, хозтоваров для офиса.

Требования

• Образование не ниже среднего профессионального (делопроизводство, бухгалтерский учет, логистика, менеджмент — приветствуется);

• Опыт работы с документами (офис-менеджер, делопроизводитель, секретарь) от 1 года;

• Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel) — обязательно, навыки работы с шаблонами, сведение данных из разных файлов;

• Приветствуется знание 1С 8.3 на уровне пользователя (занесение документов, работа с контрагентами);

• Понимание структуры первичных документов (счет, счет-фактура, УПД, ТОРГ-12, ТН, акт);

• Грамотная устная и письменная речь, внимательность к деталям, исполнительность, умение работать в режиме многозадачности.

Условия работы

• Официальное трудоустройство по ТК РФ (полный соцпакет, оплачиваемый больничный и отпуск);

• Заработная плата: по итогам собеседования (вилка от 50 000 до 60 000 руб. на руки / оклад + премия ежеквартально);

• График работы: 5/2, с 10:00 до 18:00 (пн-пт);

• Рабочее место: Сибирский тракт 8б (ЧКАЛОВ-ОФИС);

• Возможность профессионального роста (расширение функционала до помощника руководителя или бухгалтера на первичную документация).