Тревел-менеджер / Координатор гостеприимства (MICE)

Заработная плата: от 90 000 до 110 000 руб. на руки , итоговый размер обсуждается по результатам собеседования)

О компании:
«Меди Экспо» — крупнейший конгресс-оператор в сфере медицины. Мы организуем масштабные всероссийские научные форумы, выставки и конференции, ищем в команду системного, внимательного и позитивного MICE-координатора.

Обязанности:
• Координация работы со спикерами и участниками:
o Поддерживать связь с лекторами по всем сервисным вопросам (проживание, питание, трансфер);
o Консультировать участников, давать понятные инструкции, вести базу данных по размещению (кто где живёт, даты заезда/выезда);
o Оперативно обрабатывать запросы по сервису, устранять проблемы на местах.
• Организация питания на проектах:
o Рассчитывать количество порций (кофе-брейки, обеды, фуршеты) с учётом количества участников;
o Подбирать подрядчиков (кейтеринг, рестораны), согласовывать меню, графики подачи еды и необходимое оборудование;
o Контролировать качество услуг в день мероприятия, фиксировать объёмы и собирать первичные документы для бухгалтерии.
• Организация проживания:
o Формировать пул подходящих отелей с учётом бюджета и требований (включая требования спонсорского комплаенса);
o Бронировать номера для спикеров, согласовывать спец. условия (ранний заезд, поздний выезд);
o Вести реестр бронирований, контролировать лимиты мест, взаимодействовать с отелями при заселении и собирать закрывающие документы.
• Выписка и учёт проездных документов:
o Оформлять и выписывать авиа и ж/д билеты для спикеров через сайт подрядчика/агентства;
o Проверять корректность персональных данных в билетах, отслеживать статусы бронирований и собирать посадочные талоны/отчётность.
• Логистика и транспорт:
o Организовывать трансферы для спикеров и VIP-участников, контролировать подачу машин подрядчиками;
o Заказывать корпоративное такси для сотрудников, вести учёт расходов;
o Организовывать срочную доставку документов и грузов курьерскими службами.
• Просчёт и сопровождение тендерных запросов:
o Собирать исходные данные для тендеров (география, даты, количество участников);
o Направлять запросы коммерческих предложений подрядчикам (отели, кейтеринг) и контролировать сроки ответов;
o Проводить сравнительный анализ предложений (стоимость, штрафы, качество) и рассчитывать итоговые сметы по разным сценариям (оптимальный, эконом, премиум).
• Планирование, отчётность и администрирование:
o Участвовать в составлении смет по логистике, контролировать фактические расходы;
o Формировать итоговые отчеты по сервисной части мероприятия;
o Создавать счета в системе 1С по услугам проживания, питания, транспорта и билетов, контролировать оплаты;
o участие в заключении рамочных договоров по бронированию отелей и площадок на следующий календарный год.
Требования к кандидату:
• Высшее или неоконченное высшее образование (преимуществом будет профильное: туризм, гостиничное дело, event, менеджмент).
• Уверенный пользователь Excel / Google Таблиц (умение работать со списками, формулами и большими массивами данных — критически важно).
• Высокая грамотность, аккуратность и фанатичная внимательность к деталям (ошибки в ФИО билетов или цифрах счетов недопустимы).
• Опыт работы в сфере event-логистики, гостиничного дела (отдел продаж/мероприятий) или business travel от 1–2 лет — критически важен.
• Уверенное знание 1С (заведение контрагентов, создание счетов, контроль оплат) — будет вашим преимуществом и позволит быстро войти в курс дел.
• Понимание принципов работы с закрывающими документами, договорами и тендерными запросами.
• Стрессоустойчивость и доброжелательность в общении с людьми.
Условия работы:
• Официальное оформление по ТК РФ с первого дня.
• Четкие регламенты, передача дел от уходящего сотрудника и поддержка команды на старте.
• График работы: 5/2, полностью в офисе на Нахимовском проспекте (без удаленки).
• Стабильная заработная плата с прозрачными условиями выплаты.
• офис недалеко от метро нахимовский пр