Описание вакансии:
Московский демонстрационный офис ООО «ИНСКАН» ищет офис-менеджера для административно-хозяйственного обеспечения функционирования офиса.
Мы – дружная команда, занимающаяся интересным делом: подбором и поставкой научного оборудования зарубежного производства для университетов, исследовательских институтов и промышленных предприятий.
Обязанности:
- Прием входящих звонков, фильтрация и переадресация вызовов.
- Прием, регистрация и распределение входящей/исходящей электронной и бумажной корреспонденции.
- Взаимодействие с курьерскими службами (организация оперативной отправки и получения документов, контроль за сроками доставки корреспонденции).
- Оформление и подача заявок на получение пропусков (на проход и на проезд автотранспорта) для сотрудников и гостей.
- Подбор, приобретение и своевременная замена картриджей для офисной техники (принтеров и МФУ).
- Ежедневный контроль порядка и чистоты на кухне и в переговорных комнатах.
- Мониторинг наличия офисных принадлежностей, канцелярии, бытовой химии, воды, принадлежностей для кухни и своевременное их пополнение.
- Составление заявок на закупку, выбор поставщиков, сравнение цен, оформление заказов. Ведение личных кабинетов в «Комусе» и на «Ozon».
- Приемка, проверка и распределение поступивших товаров (офисных принадлежностей, канцелярии, бытовой химии, воды, принадлежностей для кухни, мебели, оргтехники), проведение периодических инвентаризаций офисных запасов.
- Контроль исправности оргтехники и мебели, организация вызова мастеров для ремонта.
- Взаимодействие с арендодателем и его службами: сантехниками, электриками, службой охраны и пр.
- Мониторинг состояния помещений и организация мелкого ремонта.
- Взаимодействие с иными подрядчиками, обеспечивающими функционирование офиса: it-подрядчик, клининговая служба и др.
- Взаимодействие с операторами связи (ПАО «Мегафон», ПАО «МТС») по всем вопросам корпоративного обслуживания и сопровождения договоров.
- Организационная и административная поддержка при проведении маркетинговых мероприятий (семинаров, выставок): организация трансфера, кейтеринга, досуговой части.
- Взаимодействие с типографиями и закупка сувенирной продукции.
- Личное присутствие при приемке товаров и их отгрузках со склада организации.
- Рассылка внутренних новостей, приказов и распоряжений.
- Организация поздравлений сотрудников с днями рождения и корпоративных мероприятий.
- Оказание помощи коллегам и руководству по другим административным и организационным вопросам по мере необходимости.
Требования: - Пунктуальность, дисциплинированность, ответственность.
- Коммуникабельность, умение и желание работать с людьми.
- Аккуратность и внимательность.
- Базовые навыки работы с ПК.
- Навыки ведения деловой переписки.
Преимущества:
- Высшее техническое образование.
- Опыт работы в сфере административно-хозяйственного обеспечения.
- Опыт в организации и хозяйственном обеспечении маркетинговых мероприятий (семинары, конференции, выставки).
- Опыт работы с первичной бухгалтерской документацией (счета, счет-фактуры, товарные накладные, УПД).
- Опыт работы с договорами на закупку товаров и услуг (со стороны Заказчика).
- Знание английского разговорного языка.
Условия:
- Полная занятость.
- Работа в офисе.
- Оформление по трудовому договору.
- Премирование по результатам года.
