Мы ищем внимательного и инициативного помощника коммерческого директора, который умеет работать с большим объемом информации, анализировать документы, замечать неточности и оперативно вносить корректировки.
Работа предполагает участие в проектах по регистрации медицинских изделий, взаимодействие с государственными органами, сопровождение международных инспекций и организацию внутреннего документооборота компании.
Чем предстоит заниматься
- Выполнять поручения коммерческого директора и контролировать сроки их исполнения.
- Анализировать входящую документацию, проверять ее комплектность, корректность оформления и соответствие установленным требованиям.
- Самостоятельно исправлять выявленные неточности и готовить документы к повторной подаче.
- Составлять отчеты, справки, таблицы и аналитические материалы для руководителя.
- Собирать, систематизировать и предоставлять руководителю данные по запросу.
- Ежеквартально собирать и проверять показатели KPI, выявлять расхождения и готовить сводную информацию для руководителя.
- Участвовать в подготовке и подаче документов для регистрации медицинских изделий в Росздравнадзоре.
- Работать с документацией, подаваемой в Минпромторг России и другие государственные органы.
- Обеспечивать документальное сопровождение российских и международных инспекций.
- Отслеживать статусы поданных документов, сроки получения ответов и необходимость внесения корректировок.
- Организовывать документооборот компании: регистрировать входящие и исходящие документы, договоры и сопроводительные материалы.
- Собирать подтверждающие документы и контролировать сроки действия и исполнения договоров.
- Вести электронные и бумажные реестры, обеспечивать удобный и быстрый поиск документов.
- Формировать дела постоянного и длительного хранения, обеспечивать сохранность служебной документации.
- Выполнять сшивку, сканирование, копирование и подготовку документов к нотариальному заверению.
- Работать с оргтехникой и электронными системами хранения документов.
- Поддерживать жизнедеятельность офиса: заказывать канцелярию и расходные материалы, контролировать состояние помещений и организовывать необходимое обслуживание.
Наши ожидания
- Образование не ниже среднего профессионального.
- Уверенное владение Microsoft Office, особенно Word и Excel.
- Умение работать с формулами Excel, фильтрами, сортировкой, сводными и сравнительными таблицами.
- Навыки составления, заполнения, проверки и систематизации документов.
- Способность работать с большим объемом информации и соблюдать установленные сроки.
- Умение анализировать документы, находить ошибки и самостоятельно вносить корректировки.
- Грамотная устная и письменная речь.
- Уверенная работа с электронной почтой, поисковыми системами, сканерами, принтерами, МФУ и другой офисной техникой.
- Внимательность к деталям, ответственность, исполнительность и пунктуальность.
- Инициативность и готовность самостоятельно разбираться в новых требованиях и рабочих процессах.
- Коммуникабельность, деловой стиль общения и умение корректно взаимодействовать с коллегами и внешними организациями.
Будет преимуществом
- Опыт работы помощником руководителя, делопроизводителем, специалистом по документообороту или регистрации.
- Опыт взаимодействия с Росздравнадзором, Минпромторгом России и другими государственными органами.
- Опыт работы с регистрационной документацией на медицинские изделия.
- Опыт документального сопровождения проверок или международных инспекций.
- Знание основ делопроизводства и архивного хранения документов.
- Навыки подготовки отчетов и проверки показателей KPI.
Если у кандидата пока недостаточно опыта в регистрации медицинских изделий, но он внимателен, хорошо работает с документами и готов учиться, мы поможем освоить необходимые процессы.
Ключевой портрет кандидата
Для этой позиции нужен не только помощник, выполняющий поручения, а самостоятельный специалист с аналитическим складом ума. Важно уметь разобраться в документах, увидеть ошибку, предложить исправление, проконтролировать срок и довести задачу до результата
