Поддержка 2-3 руководителей и управление приоритетами;
Ведение календарей, подготовка руководителей к встречам;
Координация рабочего дня руководителей с учетом срочности, контекста и изменяющихся бизнес-приоритетов;
Контроль входящего потока запросов, писем и поручений, первичная фильтрация и маршрутизация;
Организация внутренних и внешних встреч “под ключ”;
Ведение списка поручений и follow-up по итогам встреч, контроль исполнения административных и организационных договоренностей;
Подготовка, оформление, вычитка и согласование документов, проверка на полноту, корректность формулировок, логику, структуру, даты, версии, приложения и маршрут согласования;
Работа с конфиденциальными документами и информацией руководителей с соблюдением высокого уровня аккуратности и этики;
Организация командировок “под ключ, координация с travel-провайдерами и внутренними функциями для обеспечения качества сервиса;
Подготовка и своевременная сдача авансовых отчетов, координация закрытия расходов и сопроводительных документов;
Поддержка административных процессов функции корпоративной поддержки;
Работа в рамках единой модели ассистентской поддержки и соблюдение общих стандартов работы;
Соблюдение agreed ways of working, процессной и административной дисциплины;
Участие во внедрении, поддержании и улучшении процессов ассистентской функции.
Мы ожидаем:
Опыт работы ассистентом руководителя / Business Assistant с руководителями senior-уровня;
Опыт одновременной поддержки двух руководителей будет преимуществом;
Уверенные навыки поддержки руководителей по календарям, встречам, командировкам, расходам, документообороту и сопровождению поручений;
Навык ведения поручений, follow-up и контроля сроков по задачам руководителя;
Уверенное владение Excel, Word, PowerPoint, Yandex 360, корпоративной почтой и календарями;
Грамотная устная и письменная речь, умение вести деловую переписку;
Высокий уровень самоорганизации, аккуратности, ответственности и внимания к деталям;
Умение работать в режиме многозадачности, быстро переключаться и сохранять качество в условиях меняющихся приоритетов;
Высокий уровень конфиденциальности, профессиональной этики и корректности в работе с чувствительной информацией;
Готовность работать по единым стандартам, шаблонам и agreed ways of working внутри ассистентской функции;
Умение вести задачи, материалы и статусы прозрачно, с учетом handover и backup-поддержки;
Тактичность, дипломатичность, сервисность и зрелость во взаимодействии с руководителями и внутренними стейкхолдерами;
Готовность работать в условиях изменений процессов и участвовать в развитии ассистентской функции.
Мы предлагаем:
ДМС со стоматологией, телемедициной и программой поддержки ментального здоровья;
Страхование жизни;
Ежемесячные промокоды на Lamoda: два по 25%, два по 15% и в день рождения — 40%;
Программа привилегий и скидок от BestBenefits;
До 15 дней больничного в год оплачиваем в размере 100% от действующего оклада;
Бесплатные юридические консультации;
Дополнительные выходные в случае важных событий;
Яркие мероприятия и много неформального общения.
Развитие для каждого:
Опытный наставник для каждого новичка;
Обучение и участие во внешних конференциях;
Помогаем развивать личный бренд, выступать на конференциях и писать статьи;
Performance Review дважды в год, чтобы развиваться системно;
Проводим митапы и demo-дни для обмена знаниями;
Погружаем в fashion и каждый сезон знакомим с модными трендами.
