Офис-менеджер

Компания «ЭРКОН» — надёжный производитель бетона с опытом 15 лет. Собственные мощности, современный автопарк, стабильные поставки и высокое качество. Лидер в поставках бетонных смесей в Москве и области.

Присоединяйтесь к команде профессионалов и развивайтесь вместе с нами!

Место работы: Москва, Краснопресненская набережная, 12 — Центр международной торговли (м. Улица 1905 года, м. Деловой центр).

Условия:

Оформление: официальное трудоустройство по Трудовому кодексу РФ.

Стабильность: выплаты своевременно и без задержек.

График работы: 5/2, понедельник–пятница, 8-часовой рабочий день с 09.00-18.00 / 11.00-20:00 Современный офис в ЦМТ.

Атмосфера: сплочённая профессиональная команда, комфортная рабочая обстановка, выстроенные процессы.

Обязанности:

Документооборот: приём, регистрация и учёт входящей и исходящей корреспонденции, ведение реестров, хранение и архивирование документов, подготовка и согласование документов.

Приём и распределение входящих телефонных звонков.

Организация встреч, совещаний и переговоров: координация участников, подготовка переговорных и необходимых материалов, своевременное информирование участников о переносе, изменении или отмене встречи, организация воды, чая и кофе.

Ведение календаря руководства и координация внутренних процессов компании.

Приём гостей, партнёров и клиентов: встреча, сопровождение, подача чая и кофе, решение организационных вопросов, связанных с их пребыванием в офисе. Офис представительского уровня.

Выполнение поручений руководства — с контролем сроков и результата, а не только факта передачи задачи.

Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, хозяйственных и расходных материалов, контроль наличия и своевременного пополнения запасов; контроль исправности офисной техники, оборудования, мебели, освещения и коммуникаций; организация технического обслуживания, профилактики и ремонта.

Работа с подрядчиками: взаимодействие с поставщиками, сервисными организациями и управляющей компанией, контроль заявок и сроков до полного исполнения.

Ведение календаря регулярных административных задач: техническое обслуживание оборудования, санитарная обработка, плановые закупки, пополнение расходных материалов.

Контроль порядка и надлежащего состояния переговорных, кухни, общих зон и мест хранения; координация работы клининга и контроль качества уборки.

Координация работы курьера: приём заявок, планирование маршрутов, расстановка приоритетов, контроль выполнения; организация почтовых и курьерских отправлений с ведением учёта.

Контроль готовности офиса к рабочему дню, приёму гостей, встречам и мероприятиям.

Поддержание актуальной информации по поставщикам, подрядчикам, текущим заявкам и административным расходам.

Оперативное информирование руководителя о вопросах, требующих согласования, и о ситуациях, способных повлиять на нормальную работу офиса.

Поддержка сотрудников в организационных вопросах.

Требования:

Опыт секретарём, офис-менеджером или административным ассистентом от 3 лет.

Скорость реакции — для нас это одно из ключевых преимуществ кандидата: быстро отвечать на запросы, перестраивать план дня под задачи руководства, уверенно ориентироваться в нестандартных ситуациях.

Самостоятельность: видеть, что нужно сделать, и делать без напоминаний, доводя задачи до результата.

Системность: вести задачи, сроки и реестры так, чтобы нужная информация всегда была под рукой.

Многозадачность: несколько процессов одновременно, верные приоритеты, быстрое переключение.

Знание основ делопроизводства и делового этикета, грамотная устная и письменная речь, внимательность к деталям.

Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint) и оргтехникой. На собеседовании предложим короткое практическое задание.

Тактичность, доброжелательность, деловой стиль в одежде и соблюдение конфиденциальности — офис представительского уровня, вы первый человек, которого видят гости компании.

Будет преимуществом

Опыт административной поддержки первых лиц: ведение календаря, travel-поддержка, приём делегаций.

Опыт работы в 1С и системах электронного документооборота.

Английский язык на уровне делового общения.

Опыт работы в производственной, строительной или промышленной компании.