Офис менеджер

Благотворительный фонд «Дети наши» работает над решением проблемы сиротства в России с 2006 года. Мы вкладываемся в заботу о детях и взрослых, развиваем программы фонда и создаем условия, в которых люди могут менять жизнь к лучшему.

В Ярославле у нас работает команда из 30 человек, и сейчас мы ищем операционного менеджера — человека, который поможет всему подразделению работать более слаженно.

Это роль для человека, которому нравится, когда всё на своих местах, документы найдены, задачи не потерялись, а сотрудники знают, к кому обратиться с организационным вопросом.

Что предстоит делать:

- Заботиться об офисе и его бесперебойной работе

Следить, чтобы в офисе были все необходимые ресурсы: от канцелярии, воды и расходников до исправной техники и интернета. Взаимодействовать с подрядчиками и ИТ, организовывать обслуживание офиса и решать возникающие организационные вопросы.

- Держать в порядке документы

Организовывать документооборот подразделения, работать с корреспонденцией, договорами, актами и закрывающими документами. Сканировать и систематизировать документы, поддерживать порядок в электронном и бумажном архиве, работать с СБИС и Planfix.

- Сопровождать административные расходы

Работать с заявками на оплату и авансовыми отчетами в 1С, участвовать в планировании и контроле административного бюджета, собирать документы по расходам и помогать финансовой команде при подготовке отчетности.

- Помогать руководителю и команде

Помогать руководителю с организацией командировок, оформлением документов и текущими административными задачами. Отвечать на запросы сотрудников, помогать им ориентироваться во внутренних процессах и направлять вопросы к нужным коллегам.

- Поддерживать мероприятия фонда

Помогать организовывать мероприятия: искать площадки, договариваться с подрядчиками, готовить офис или площадку, собирать необходимые документы.

- Следить за операционными процессами

Работать с задачами в Planfix, отслеживать сроки и движение задач, вовремя подключаться там, где требуется ваше участие. Замечать проблемы раньше, чем они станут большими, и помогать их решать.

- Быть связующим звеном для команды

Операционный менеджер у нас — это человек, к которому приходят с самыми разными организационными вопросами. Поэтому важно уметь разобраться в ситуации, найти решение или нужного человека и довести вопрос до результата.

Нам важно, чтобы вы:

- имели опыт работы офис-менеджером, административным или операционным менеджером от 2 лет;

- уверенно чувствовали себя в работе с документами и административными процессами;

- умели одновременно держать в фокусе несколько задач и при этом ничего не терять;

- были организованным, внимательным к деталям и самостоятельным человеком;

- не боялись новых задач и программ: нам предстоит работать с Planfix, СБИС, 1С, Яндекс Таблицами;

- были готовы разбираться в новом и постепенно расширять свою зону ответственности.

Будет здорово, если вы не просто выполняете поставленные задачи, а замечаете, что можно сделать удобнее, быстрее и понятнее.

Что мы предлагаем:

- Полную занятость и полный рабочий день.

- Гибридный формат работы — офис в Ярославле + возможность работать из дома.

- Официальное оформление.

- Белую заработную плату 40 500 ₽ на руки.

- Ежемесячную премию после 6 месяцев работы в фонде.

- Команду, где можно обращаться за помощью и предлагать свои идеи.

- Возможность развиваться и осваивать новые инструменты и процессы.

- И главное — работу, в которой результат вашей деятельности напрямую помогает команде фонда поддерживать детей и менять их будущее к лучшему.

Если вам нравится наводить порядок в сложных процессах, быть человеком, на котором действительно многое держится, и при этом работать в социально значимой организации — будем рады познакомиться.