Офис-менеджер

Координатор проектов и офиса

URMAN занимается проектами и документацией в сфере лесных отношений. Ищем самостоятельного и внимательного координатора, который будет поддерживать связь с клиентами, контролировать движение проектов и организовывать работу офиса.

Основное общение - по телефону и в мессенджерах. Посетители приходят в офис редко.

Главная задача - доводить вопросы до результата: выяснить потребность, организовать следующий шаг, проконтролировать срок и вернуться с ответом без напоминаний.

Обязанности:

• Отвечать на звонки и сообщения клиентов по текущим и ранее выполненным проектам. Контролировать, чтобы обращения в отдел продаж также получали ответ.

• Уведомлять клиентов о ходе работ, проверке, согласовании, замечаниях и готовности документов.

• Встречать посетителей, выяснять цель обращения и помогать решить вопрос.

• Запрашивать документы и сведения по участкам, связываться с лесничествами и государственными органами.

• Передавать задания и материалы проектировщикам, контролировать промежуточные результаты и сроки.

• Организовывать проверку документов, в том числе с помощью ИИ, и контролировать исправление замечаний.

• Направлять подготовленные проекты на согласование и экспертизу, получать входящие номера, уточнять исполнителей и отслеживать результаты рассмотрения.

• Вести электронные карточки проектов: статусы, сроки, договорённости и следующие действия. Поддерживать порядок в документах.

• Обеспечивать работу офиса: заказывать расходники и воду, организовывать обслуживание техники и уборку, вести учёт оборудования, ухаживать за растениями.

Требования:

• Уверенное владение компьютером: работа с текстами, таблицами, электронной почтой, файлами и папками.

• Умение вести несколько задач, фиксировать договорённости и контролировать сроки.

• Грамотная письменная речь, спокойное и доброжелательное общение.

• Внимательность к документам, реквизитам и деталям.

• Самостоятельность: готовность звонить, уточнять, напоминать и возвращаться с ответом.

• Готовность осваивать рабочие инструменты и проверять результаты работы ИИ.

Опыт сопровождения клиентов, заказов, проектов или административной работы будет преимуществом. Знание лесной отрасли и специальных программ на старте не требуется - обучим рабочим процессам и инструментам.

Условия:

• Работа в офисе: Уфа, ул. Ленина, 70.

• График: 5 дней в неделю, с 09:00 до 18:00.

• Оформление по договору ГПХ.

• Оплата два раза в месяц. Складывается из оклада и премии.

Самостоятельное проектирование и холодные продажи в обязанности не входят. Технические решения принимает руководитель проектов. Ремонт техники и уборку нужно организовывать, а не выполнять лично.

Как проходит отбор:

Короткое знакомство, затем учебное задание за компьютером на 30 минут и обсуждение результата. Специальные знания для задания не нужны.

В отклике кратко расскажите об одном случае, когда вы самостоятельно довели до результата вопрос, который зависел от других людей.