Офис-менеджер / административный координатор

Наша команда в поиске проактивного и супер-организованного офис-менеджера - универсального координатора, которому можно поручить задачу любого уровня сложности и быть уверенным: она будет доведена до результата «под ключ» без постоянных напоминаний.

Немного о нас: ООО «Реставрация XIX век» - команда специалистов по реставрации объектов культурного наследия с опытом работы более 10 лет.

Что мы предлагаем:

• Доход: стабильный и своевременный уровень заработной платы (оклад + KPI).

• График работы: 5/2 с 10:30 до 17:30

• Рабочее место: комфортный, оборудованный всем необходимым офис.

• Инструменты: предоставим доступ к необходимым ИИ-сервисам и рабочим программам.

• Атмосфера: адекватное руководство, всесторонняя поддержка на этапе адаптации и уважение к вашим инициативам.

• Развитие: возможность проявить самостоятельность и стать ключевым человеком в операционных процессах компании.

Чем предстоит заниматься:

• Жизнеобеспечение офиса: закупка канцелярии, воды и расходников; контроль порядка; организация работы оргтехники, клининга и курьеров; подготовка переговорных.

• Документооборот и корреспонденция: прием, отправка и систематизация документов, контроль возврата оригиналов, подготовка писем и приказов, ведение реестров и работа с первичкой.

• Логистика и транспорт: организация любых перевозок (от курьера до грузового авто), поиск и сравнение вариантов по цене и срокам, контроль доставки до фактического финала.

• Тревел поддержка и командировки: оперативный подбор и бронирование билетов, квартир и гостиниц для сотрудников и выездных бригад по всей России, сбор чеков и отчётных документов.

• Административная поддержка: выполнение операционных поручений руководителя, поиск и анализ информации, сбор коммерческих предложений, подготовка выжимок и отчетов, фиксация и контроль расходов.

Что важно для нас:

• Обязательная компетенция - свободное владение ChatGPT и ИИ-инструментами:

• Умение использовать ChatGPT как полноценный рабочий инструмент: грамотно составлять промты, готовить и редактировать деловые письма, проверять документы на ошибки, составлять таблицы и чек-листы, сравнивать предложения подрядчиков/транспорта/билетов и готовить краткие выжимки для руководителя.

• Понимание главного принципа: ИИ помогает сделать задачу быстрее и качественнее, но ответственность за итоговый результат лежит на сотруднике (обязательна личная проверка дат, сумм, реквизитов и фамилий перед передачей руководителю).

• Опыт работы от 2 лет на позициях офис-менеджера, администратора, помощника руководителя или координатора (опыт в сфере строительства, производства или логистики будет преимуществом).

• Главный подход к работе: «Поставили задачу → понял суть → применил инструменты (включая ChatGPT) → лично проверил результат → довел до конца». При возникновении сложностей вы приходите к руководителю с 2–3 готовыми альтернативными решениями.

• Высокая самоорганизация, грамотная речь, внимательность к деталям, умение расставлять приоритеты и быстро переключаться между задачами.

• Уверенное владение ПК: Word, Excel, сервисы бронирования и доставки, мессенджеры, оргтехника.

• Будет плюсом: опыт работы в Битрикс24/CRM, базовое понимание первичной бухгалтерской документации.

Если вы узнали себя в этом описании и умеете доводить задачи до результата - мы ждем именно вас!

Мы предлагаем адекватное руководство, современные инструменты и работу, где ваш вклад действительно виден и ценен.

Жмите «Откликнуться» - с удовольствием изучим ваше резюме и пригласим на интервью!