Кто мы?
UTS — более 30 лет на рынке делового туризма и MICE и Event. Мы организуем деловые поездки, корпоративные мероприятия и встречи по России и за рубежом, совмещая высокий уровень сервиса и креативный подход.
Мы уверены: путешествия и события вдохновляют, объединяют команды и создают ощутимый эффект для бизнеса — именно поэтому мы делаем проекты не «как обычно», а выше ожиданий.
UTS Travel & Events — компания с сильной экспертизой в сфере деловых поездок, MICE и Event мероприятий. Мы организуем проекты в России и за рубежом: конференции, выездные мероприятия, инсентив-программы, деловые встречи и комплексные MICE-проекты.
Мы приглашаем в нашу команду Event-менеджера, который умеет
превращать задачу клиента в качественное мероприятие: с идеей,
логикой, точной реализацией и высоким уровнем сервиса.
Обязанности:
- Ведение event-проектов полного цикла — от брифа до закрытия.
- Формирование структуры проекта, плана подготовки, таймингов и чек-листов.
- Постановка и распределение задач внутри проектной команды.
- Контроль сроков, дедлайнов и качества выполнения задач.
- Проведение статус-встреч с проектной командой.
- Ведение коммуникации с клиентом на всех этапах проекта.
- Участие в брифингах и рабочих встречах с клиентами.
- Проведение регулярных статус-встреч.
- Согласование программы, сметы, таймингов, площадок, подрядчиков и изменений по проекту.
- Оперативная обработка запросов клиента.
- Подготовка тендерных и коммерческих предложений.
- Участие в разработке креативных концепций совместно с креативной командой.
- Постановка задач дизайнерам и другим участникам разработки.
- Подготовка презентационных материалов.
- Подготовка и ведение проектных смет в формате нетто/брутто.
- Контроль бюджета, расходов и доходной части проекта.
- Контроль плановой и фактической рентабельности.
- Своевременная актуализация сметы при изменении проекта.
- Ведение и контроль реестра платежей и оплат поставщикам.
- Контроль финансового закрытия проекта.
- Поиск и подбор площадок, подрядчиков и поставщиков.
- Получение и анализ коммерческих предложений.
- Проведение внутренних тендеров по выбору подрядчиков.
- Ведение переговоров по стоимости и условиям сотрудничества.
- Постановка задач и проведение брифингов.
- Контроль сроков, качества и выполнения договоренностей.
- Координация всех основных блоков проекта: площадки, техническое обеспечение, застройка, декор, брендинг, контент, артисты и спикеры, регистрация, логистика, размещение, питание, сувенирная продукция, фото- и видеопродакшн, персонал.
- Подготовка операционного плана мероприятия.
- Формирование таймингов монтажа, мероприятия и демонтажа.
- Брифинг подрядчиков, координаторов и проектной команды.
- Работа на площадке и контроль готовности всех зон.
- Координация подрядчиков и команды в день мероприятия.
- Контроль качества реализации.
- Оперативное решение возникающих вопросов.
- Ведение полного комплекта проектной документации.
- Подготовка и контроль договорных и финансовых документов.
- Контроль договоров, приложений и дополнительных соглашений с клиентами и поставщиками.
- Сбор и проверка фактических расходов.
- Подготовка итоговой сметы.
- Контроль закрытия проекта в установленные сроки.
- Подготовка постпроектной, финансовой и аналитической отчетности.
Требования
- Высшее образование.
- Опыт работы в event/MICE-индустрии от 5 лет, преимущественно в сегменте корпоративных и деловых мероприятий.
- Практический опыт самостоятельного ведения мероприятий полного цикла.
- Опыт управления проектной командой.
- Опыт одновременного ведения нескольких проектов.
- Практический опыт работы на площадке.
- Опыт подготовки тендерных и коммерческих предложений.
- Опыт составления и ведения проектных смет, бюджетов и финансовой отчетности.
- Понимание принципов рентабельности event-проектов.
- Опыт взаимодействия с площадками, техническими подрядчиками, продакшенами, артистами и другими поставщиками event-услуг.
- Знание event-рынка и основных категорий подрядчиков.
- Умение формировать планы подготовки, тайминги, чек-листы и другую проектную документацию.
- Умение вести переговоры и клиентскую коммуникацию.
- Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки.
- Уверенное владение Excel / Google Sheets, PowerPoint / Google Slides, Word / Google Docs.
- Умение работать со сметами и большими объемами данных.
Личные качества
