Офис-менеджер / логист-организатор

Обязанности:

• Заботиться об офисе и его повседневной жизни:
• Следить за порядком, удобством и готовностью офиса к работе и встречам;
• Контролировать запасы расходных материалов, состояние оборудования, организацию хранения вещей;
• Взаимодействовать с поставщиками, подрядчиками и сервисными службами;
• Замечать проблемы и самостоятельно предлагать решения;
• Организовывать логистику:
• Покупать билеты, бронировать гостиницы и помогать коллегам с командировками;
• Заказывать такси, курьеров и доставку;
• Продумывать организационные детали, проверять сроки, бронирования и документы;
• Помогать с логистикой мероприятий: доставкой материалов, оборудования и другими организационными вопросами;
• Поддерживать административные процессы:
• Отвечать на входящие звонки и письма, направлять запросы нужным коллегам;
• Принимать, отправлять и учитывать почтовую корреспонденцию, в том числе работать с Почтой России;
• Вести административные документы, реестры, архивы и базы данных;
• Контролировать счета, акты и другие документы от поставщиков;
• Помогать коллегам с текущими организационными вопросами;
• Помогать проводить события:
• Участвовать в подготовке командных встреч, совещаний и мероприятий фонда;
• Готовить пространство, материалы и оборудование;
• Помогать с организационными задачами до, во время и после мероприятий.

Требования:

• Опыт административной или организационной работы от года;
• Хозяйский подход: видите не только отдельную задачу, но и весь процесс, замечаете, что требует внимания, и заботитесь о результате;
• Любите порядок и умеете его создавать — в документах, таблицах, пространстве и договоренностях;
• Умеете самостоятельно планировать работу, расставлять приоритеты и доводить дела до конца без постоянных напоминаний;
• Спокойно переключаетесь между разными задачами, не теряя важные детали;
• Любите помогать людям, доброжелательно общаетесь и умеете договариваться;
• Уверенно пользуетесь офисными и цифровыми инструментами: таблицами, календарями, Zoom, сервисами бронирования, ЭДО и другими рабочими системами;
• Не боитесь осваивать новые инструменты, в том числе ИИ, и искать способы упростить повторяющиеся задачи;
• Умеете быть отзывчивым человеком и при этом управлять своей нагрузкой и рабочими границами;
• Будет плюсом: опыт работы в НКО или организации мероприятий.

Условия:

• От 65 000 ₽ на руки;
• Полная занятость, 5/2, с 10:00 до 18:00;
• Возможен 1 удаленный день в неделю;
• Возможность дополнительного заработка на отдельных организационных задачах после испытательного срока, если позволяет основная загрузка;
• Обучение, профессиональное развитие и возможность со временем пробовать себя в других ролях и проектах фонда.