Вы будете работать с корреспонденцией (входящие/исходящие письма), отвечать за порядок в офисе (кофе-поинт), следить за наличием у сотрудников необходимой канцелярии, выполнять поручения руководителя, встречать посетителей.
О нас: Мы — управляющая компания престижного Бизнес-центра в Московском районе города Санкт-Петербурга. Наша основная задача — обеспечение бесперебойной работы и комфорта для всех арендаторов и посетителей нашего здания. И сейчас в нашей команде мы хотим видеть ответственного и знающего своё дело секретаря-делопроизводителя!
Чем предстоит заниматься:
- Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора.
- Организация совещаний и рабочих встреч, проводимых генеральным директором.
- Организация оптимального приема посетителей.
- Помощь генеральному директору в планировании его делового графика.
- Выполнение рабочих поручений руководителя.
- Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя, его рабочего места.
- Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кофе-поинта, в том числе, но не ограничиваясь: не реже одного раза в день: очистка кофе-машины от загрязнений, наполнение её резервуаров зёрнами кофе и водой соответственно, наполнение системы хранения чайных пакетиков, сахара, поддержание в достаточном количестве в местах хранения используемой работниками Общества одноразовой посуды, поддержание в чистоте многоразовой посуды, используемой посетителями и работниками Общества в ходе проводимых встреч.
- Приём и первичная обработка входящих документов.
- Регистрация входящих/исходящих документов.
- Передача документов исполнителям.
- Ведение базы данных документов Общества.
- Подготовка необходимых писем, справок и докладов по поручению генерального директора.
- Взаимодействие с сотрудниками Общества по вопросам документооборота и выполнения указаний генерального директора.
- Обеспечение мер по сохранности необходимой документации Общества.
- Ведение протоколов на совещаниях по поручению генерального директора, а также подготовка материалов по их итогам (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
- Обеспечение генерального директора и сотрудников Общества необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе генерального директора и других сотрудников Общества.
Что мы ждём от кандидата:
- Опыт работы в аналогичной должности от 3 до 6 лет;
- Внимательность к деталям;
- Грамотную речь;
- Инициативность, активность (но в то же время умение договариваться), желание работать В коллективе и С коллективом, желание улучшать сервис и комфорт нашего бизнеса;
- Желателен опыт работы в 1С (если его нет, - мы научим!);
- Умение слышать, видеть и вовремя реагировать;
- Умение брать на себя ответственность и принимать решения;
- Спокойную и вежливую манеру общения.
Условия:
Современный офис в г. Санкт-Петербург. ул. Внуковская, д. 2 График работы: ПН - ЧТ: 09:00 - 18:00, ПТ: 09:00 - 15:30, обед = 30 минут; Оформление согласно ТК РФ, полное соблюдение законодательства; Испыт. срок = 3 месяца; ЗП: Полностью белая, 2 раза/месяц, без задержек. до 100 тыс. (до вычета налога) +ежеквартальная премия (по результату работы); Хороший ДМС со стоматологией (после испыт. срока); Денежный презент на день рождения, корпоративные мероприятия.
