Сейчас мы запускаем пилотные решения, собираем партнёрскую инфраструктуру и выстраиваем процессы с нуля. Ваша роль - операционная поддержка и опора.
Чем предстоит заниматься: 1. Документооборот и договорная часть (ключевой блок)
- Ведение договорной работы с партнёрами: сбор и оформление документов, согласование между внутренними функциональными блоками и с внешними контрагентами, проведение по внутренним системам согласования.
- Сопровождение оплат с внешними подрядчиками: закрывающие документы, счета, отчеты, акты сверки.
- Контроль статуса согласований и подписаний, доведение до результата.
2. Планирование и контроль задач
- Сбор и ведение тайминга проекта в Excel или другом формате: ключевые этапы, шаги, ответственные, сроки, статусы.
- Регулярное обновление плана, сбор статусов, отслеживание взаимосвязей между блоками.
- Подключение кросс-функциональных коллег
- «Стимулирование» исполнителей: напоминать, уточнять, доводить задачи до фактического выполнения, при выявлении блокеров - организация встреч для решения.
3. Синхронизация и коммуникация
- Организация внутренних и внешних встреч, включая встречи с партнёрами.
- Подготовка материалов к встречам
- Ведение протоколов встреч и контроль исполнения договорённостей.
4. Аналитика и материалы
- Подготовка статусов, презентаций и отчётов
- Поиск и сбор информации, работа с открытыми источниками, подготовка справок.
- Ведение реестров: партнёры, контакты, статусы договорённостей.
5. Проектное вовлечение
- Возможность участвовать в стратегическом планировании всего направления
- Возможность брать в лидирование отдельные задачи/подпроекты внутри направления при успешной реализации основных задач
Требования: - Опыт от 1 до 3 лет в роли координатора, ассистента руководителя направления, проектного администратора, специалиста по документообороту или смежной роли.
- Уверенный Excel, PowerPoint, Word.
- Опыт ведения документооборота и договорной работы
- Грамотный русский язык, умение писать деловые письма и протоколы.
- Высокая организованность, внимательность к деталям, способность работать с несколькими задачами параллельно
Будет преимуществом: - Опыт работы в проектах с участием государственных структур, министерств, региональных администраций.
- Опыт ведения договорной работы с внешними партнёрами и подрядчиками.
- Опыт участия в запуске новых направлений или продуктов «с нуля».
- Опыт работы в 1C, Диадок, TESSA
- Продвинутый пользователь ИИ (вкл работу с изображениями)
- Привычка фиксировать договоренности: записали, поставили задачу, вернулись к сроку
- Настойчивость и готовность искать ответы на вопросы: задачи должны решаться и продвигаться с вашей помощью
- Хваткость и внимание к взаимосвязям, готовность исследовать (и запоминать!), как устроен незнакомый контур
- Внимание к деталями и спокойствие в работе с документооборотом: большой объем, число согласующих и обратной связи
- Устойчивость к изменениям: планы могут пересобираться часто, гибкость наше все
