Офис-менеджер

Обязанности:

• Документооборот компании. Регистрация входящей/исходящей корреспонденции. Отправка оригиналов документов почтой России. Написание писем на возврат ДС, составление писем/уведомлений в различные госорганы/организации. Составление и отправка информационных писем поставщикам/партнерам. Поддержание актуальных данных в бланках компаний, в учредит. док-тах. Выдача заверенных учредит. док-тов (по запросу).
• Корпоративная связь. Хранение, учет, выдача сим карт. Контроль оплат по счетам, заключение договора и доп. соглашений.
• Доверенности. Составление и отправка доверенностей на ответственных лиц компании, составление и отправка доверенностей на ТК для поставщиков.
• Заключение договоров с поставщиками. Подготовка и отправка учредит. док-тов в адрес поставщика, запрос бланков договоров, отправка договора на рассмотрение юристу, составление протокола разногласий. Оформление и подпись договора. Отправка скана договора поставщику/отправка оригинала договора почтой России, контроль возврата оригинала договора. Архивирование и хранения договоров с поставщиками.
• Приказы. Составление приказов, распоряжений от руководителя. Ознакомление под подпись ответственных лиц.
• Служебные записки (СЗ). Согласование СЗ с руководителями. Доведение согласованной СЗ до автора.
• Корпоративная жизнь компании. Полная организация корпоратива и выездных мероприятий. Договоры с ведущими, ресторанами, базами отдыха. Украшение офиса. Организация поздравлений сотрудников.
• Канцелярия. Заказ/учет/хранение/выдача канцелярии. Отправка канцелярии в регионы. Договор и контроль оплаты счетов.
• Заявки на экспедирование. Составление и отправка заявок на экспедирование для поставщиков.
• Выставки. Сбор, оформление данных для руководителя по выставкам, которые проходят в течении года.
• Акты премий/претензий. Согласование и подписание актов премий. Передача их поставщикам и в бух.
• Обеспечение бесперебойной работы офиса. (канц, аптечка, чай/кофе, стаканы, вода, порядок, кулеры, кондиционеры и тд…)
• Выполнение распоряжений руководителя фирмы

Требования:

• Наличие высшего образования-желательно;
• Знание 1С Управление Торговли (уверенный пользователь)
• Опыт работы в аналогичной должности от года;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Уверенный пользователь ПК (МS Оffiсе);
• Знание правил деловой переписки, принципы организации снабжения офиса, правила организации встреч в офисе.

Условия:

• Трудоустройство согласно ТК РФ;
• Соц.пакет;
• График работы 5/2;
• Служебный транспорт Черногорск-Абакан