Офис-менеджер

Чем предстоит заниматься:

Административно-хозяйственная деятельность (АХО):

• Полное жизнеобеспечение офиса: заказ канцелярии, воды, продуктов, расходных материалов для оргтехники;

• Взаимодействие с арендодателем и сервисными службами (клининг, мелкий ремонт, электрики);

• Организация рабочих мест для новых сотрудников (подготовка стола, кресла, пропуска, учетной записи);

• Управление материально-техническими ценностями: инвентаризация имущества, списание старой мебели и техники;

• Оптимизация расходов на содержание офиса (поиск выгодных поставщиков канцтоваров и бытовой химии).

Travel-поддержка и логистика:

• Организация деловых поездок руководителя и сотрудников: покупка авиа- и ж/д билетов, бронирование отелей, трансферов;

• Оформление виз, страховок, приглашений и ваучеров для заграничных командировок;

• Заказ такси через корпоративные сервисы, составление оптимальных маршрутов передвижения.

Документооборот и работа с корреспонденцией:

• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции (бумажной и электронной), распределение писем адресатам;

• Работа в системах электронного документооборота (ЭДО);

• Подготовка проектов приказов, распоряжений, служебных записок, типовых договоров;

• Отправка и получение почты (Почта России, курьерские службы СДЭК и т.д.), отслеживание трек-номеров.

Организационная поддержка встреч и мероприятий:

• Организация внутренних мероприятий: поздравления сотрудников с днем рождения, корпоративы;

• Встреча посетителей и гостей компании, организация зоны ожидания, предложение напитков (чай/кофе);

• Бронирование переговорных комнат и организация онлайн-конференций (Zoom).

Требования к кандидату

Образование:

• Среднее специальное или высшее (непрофильное допускается).

Опыт работы:

• От 1 года до 3 лет в аналогичной должности (офис-менеджер, администратор, секретарь, персональный ассистент).

Профессиональные навыки (Hard skills):

• Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel, Outlook);

• Грамотная устная и письменная речь;

• Опыт работы в системах электронного документооборота (ЭДО);

• Опыт обеспечения жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, хозтоваров);

• Навыки работы в CRM/ERP-системах (Битрикс24, 1С:Документооборот) — будет преимуществом;

• Знание оргтехники на уровне уверенного пользователя;

• Высокая скорость печати;

• Опыт организации деловых поездок: бронирование билетов, отелей, оформление виз и страховок;

• Знание основ делопроизводства и архивного дела.

Личностные качества (Soft skills):

• Умение работать в режиме многозадачности;

• Умение планировать свое рабочее время;

• Умение брать на себя ответственность в решении поставленных задач;

• Исполнительность и дисциплинированность;

• Стрессоустойчивость;

• Внимательность к деталям;

• Доброжелательность и коммуникабельность.

Условия работы

• Адрес: г. Москва, Бутырский район, ул. Новодмитровская, д. 2, к. 1, помещ. 1/7;

• График работы: 9:00–18:00;

• Оформление: по Трудовому кодексу РФ, полный социальный пакет;

​​​​​​