Офис-менеджер/секретарь/помощник руководителя

Вакансия офис-менеджер/секретарь/помощник руководителя

Офис-менеджер: человек, без которого всё останавливается

Мы ищем не просто «сидящего на ресепшене», а того, кто делает так, чтобы офис жил, дышал и работал без сбоев — от принтера до Совета директоров.

---

Чем предстоит заниматься

Офис и хозяйство — ваша территория порядка

- Встречаете и сопровождаете посетителей — первое впечатление от компании начинается с вас.
- Контролируете пропускной режим: знаете, кто в офисе, зачем и куда идти.
- Закупаете и держите под контролем расходники: канцелярия, хозтовары, продукты — всё, что заканчивается, должно пополняться до того, как кто-то заметит нехватку.
- Следите за состоянием оборудования и мебели: принтеры, МФУ, техника — если что-то барахлит, оформляете заявку на ремонт (через help-деск и администраторов — до переезда).
- Организуете питание для совещаний и встреч топ-менеджмента и Совета директоров: кофе-брейки, кейтеринг, вода — чтобы всё было вовремя и в нужном объёме.
- Помогаете в организации корпоративных мероприятий: от идеи до расстановки стульев.
- Контролируете чистоту и порядок в переговорных — после каждой встречи комната готова к следующей.

Документы и корреспонденция — чтобы ничего не терялось

- Принимаете и регистрируете входящую корреспонденцию, отправляете и фиксируете исходящую.
- Организуете курьерскую доставку в обе стороны: отправили, получили, подтвердили.
- Сканируете, копируете, печатаете, брошюруете — делаете документы красивыми и готовыми к работе.
- Готовите раздаточные материалы к совещаниям: чтобы на столе у каждого был нужный пакет документов.
- Ведёте простые реестры: канцелярия, курьер, корреспонденция, приказы по ОД, договоры — всё структурировано и под рукой.
- Помогаете с архивированием и систематизацией документов.
- Заполняете закрывающие документы по форме — по договорам ГПХ.
- Печатаете и сканируете кадровые и личные документы, передаёте их на подпись руководителю.

Календари, встречи, командировки — ритм руководства в ваших руках

- Ведёте календари Генерального директора, Операционного директора и Советников (постепенно, по мере погружения).
- Организуете встречи, совещания, переговоры: от брони переговорной до согласования участников.
- Обеспечиваете заседания Совета директоров: логистика, ссылки на подключение, раздаточные материалы, техническая готовность.
- Организуете командировки топ-менеджмента (постепенно): билеты, отели, трансферы, маршруты — продуманно и без накладок.
- Готовите расписание топ-менеджмента на следующий день.
- Протоколируете встречи по поручению — если нет опыта, не страшно, научим.
- Собираете презентации по поручению — базовая техническая сборка. Если умеете посложнее — огромный плюс.

Коммуникации — связь со всем миром

- Работаете с общей почтой, отвечаете на срочные письма, ведёте переписку в рабочих чатах.
- Контролируете получение чеков от самозанятых и корректно оформленных первичных материалов от исполнителей по ГПХ.
- Взаимодействуете с контрагентами по логистике и документам: быстро, чётко, в срок.

---

Что мы ждём от кандидата

- Опыт работы офис-менеджером, администратором или помощником руководителя — от 1 года. Если опыта мало, но есть организованность и хватка — обсудим.
- Умение держать в порядке множество параллельных задач и не терять ни одной детали.
- Грамотная устная и письменная речь — вам предстоит много общаться и писать.
- Уверенная работа с Word, Excel, Google Docs, почтой и мессенджерами. PowerPoint/Keynote — если умеете собирать презентации, это весомый плюс.
- Спокойствие в стрессовых ситуациях: когда всё горит, вы — тот, кто тушит аккуратно.
- Ответственность и проактивность: не ждёте, когда попросят, а замечаете, что нужно сделать.
- Деликатность при работе с кадровыми и личными документами.

---

Что мы предлагаем

- Офис в Москве, полный рабочий день.
- Стабильная заработная плата, обсуждается по результатам собеседования.
- Социальный пакет: оплачиваемый отпуск и больничные, после прохождения испытательного срока ДМС.
- Команду, которая ценит человека, благодаря которому всё работает как часы.
- Постепенное расширение зоны ответственности — вы будете расти вместе с задачами.
- Кофе, чай и атмосферу, где ваша работа видна и важна.