Исполнительный ассистент

Роль совмещает бизнес-ассистента и персонального ассистента. Примерно 60% — бизнес-задачи, 40% — личные поручения.

Работа в Санкт-Петербурге, офис + гибрид по договоренности. Есть обязательные часы доступности, остальное — по задачам. Высокая доступность в выходные требуется редко, но иногда срочные поручения возможны.

Кого ищем

Нужен человек, который спокойно берет на себя мелкую операционную нагрузку, умеет работать с документами, людьми, подрядчиками и бытовыми задачами, не требует постоянного микроменеджмента и не пропадает.

Важно, чтобы ассистент умел доводить поручения до результата, быстро сообщать статус, аккуратно работать с конфиденциальной информацией и при проблеме приходить не только с самой проблемой, но и с вариантами решения.

Эта роль подойдет человеку, который умеет быть вежливым, но настойчивым, и готов помогать в смешанном контуре: офис, документы, поездки, почта, подрядчики, личные поручения.

Основные задачи

Офис и операционные вопросы

• Организация офисного быта: вода, продукты, канцелярия, расходные материалы.

• Контроль регулярных закупок и доставок.

• Взаимодействие с подрядчиками: ремонт, клининг, монтаж техники, сервисные работы.

• Передача техники в ремонт и контроль выполнения.

• Помощь с организацией выхода новых сотрудников: рабочее место, техника, пропуска, базовая офисная логистика.

• Организация кейтеринга, бронирований, небольших офисных мероприятий.

Документы, почта, курьеры

• Отправка и получение почты.

• Курьерские поручения: забрать, привезти, отправить документы или вещи.

• Работа с договорами, счетами, актами, кадровыми и юридическими документами в рамках поручений.

• Сбор и передача первичных документов в бухгалтерию.

• Контроль сроков, оригиналов, сканов, подписей и получения документов.

Личные поручения и поддержка семьи

• Помощь в планировании поездок: отели, билеты, трансферы, бронирования.

• Помощь с визовыми и сопутствующими документами.

• Бронирование ресторанов, покупка билетов на мероприятия, организация досуга.

• Поиск и заказ подарков для партнеров, коллег, семьи с учетом повода.

• Онлайн-покупки, возвраты товаров.

• Химчистка, ремонт обуви, ремонт техники и другие бытовые поручения.

• Поиск и запись к специалистам: врач, массажист, косметолог и другие.

• Подбор кружков, секций, репетиторов для ребенка, запись на занятия.

• Иногда — организация транспорта или сопровождение ребенка на дополнительные занятия.

• Прочие поручения руководителя

Коммуникация и контроль задач

• Взаимодействие с подрядчиками, курьерами, сервисами, бухгалтерией, сотрудниками, членами семьи по отдельным задачам.

• Контроль выполнения поручений до результата.

• Регулярные статус-апдейты: что сделано, что в работе, где есть риск, какое решение предлагается.

• Умение дожимать задачи без конфликта, но настойчиво.

  Требования

• Высшее/незаконченное высшее образование

• Опыт в похожей роли от 3 лет

• Ответственность, исполнительность, внимательность к деталям

• Практический интеллект и способность самостоятельно разбираться в новых задачах

• Аккуратность при работе с документами, персональными данными и конфиденциальной информацией

• Умение вести несколько поручений параллельно и не терять задачи

• Навык фиксировать статусы, сроки, расходы и договоренности

• Грамотная письменная и устная коммуникация

• Вежливость, но настойчивость в общении с подрядчиками и сервисами

• Уверенное владение ПК, офисным пакетом (Word, Excel), поисковыми системами, электронной почтой и т.д.

• Английский язык будет преимуществом: для поиска информации в интернете, переписки с сервисами, визовыми центрами и т.п.

Условия

• Оформление по ТК РФ;
• Испытательный срок 3 месяца;
• Компенсация питания (через сервисы Яндекса)