Роль совмещает бизнес-ассистента и персонального ассистента. Примерно 60% — бизнес-задачи, 40% — личные поручения.
Работа в Санкт-Петербурге, офис + гибрид по договоренности. Есть обязательные часы доступности, остальное — по задачам. Высокая доступность в выходные требуется редко, но иногда срочные поручения возможны.
Нужен человек, который спокойно берет на себя мелкую операционную нагрузку, умеет работать с документами, людьми, подрядчиками и бытовыми задачами, не требует постоянного микроменеджмента и не пропадает.
Важно, чтобы ассистент умел доводить поручения до результата, быстро сообщать статус, аккуратно работать с конфиденциальной информацией и при проблеме приходить не только с самой проблемой, но и с вариантами решения.
Эта роль подойдет человеку, который умеет быть вежливым, но настойчивым, и готов помогать в смешанном контуре: офис, документы, поездки, почта, подрядчики, личные поручения.
Офис и операционные вопросы
Организация офисного быта: вода, продукты, канцелярия, расходные материалы.
Контроль регулярных закупок и доставок.
Взаимодействие с подрядчиками: ремонт, клининг, монтаж техники, сервисные работы.
Передача техники в ремонт и контроль выполнения.
Помощь с организацией выхода новых сотрудников: рабочее место, техника, пропуска, базовая офисная логистика.
Организация кейтеринга, бронирований, небольших офисных мероприятий.
Документы, почта, курьеры
Отправка и получение почты.
Курьерские поручения: забрать, привезти, отправить документы или вещи.
Работа с договорами, счетами, актами, кадровыми и юридическими документами в рамках поручений.
Сбор и передача первичных документов в бухгалтерию.
Контроль сроков, оригиналов, сканов, подписей и получения документов.
Личные поручения и поддержка семьи
Помощь в планировании поездок: отели, билеты, трансферы, бронирования.
Помощь с визовыми и сопутствующими документами.
Бронирование ресторанов, покупка билетов на мероприятия, организация досуга.
Поиск и заказ подарков для партнеров, коллег, семьи с учетом повода.
Онлайн-покупки, возвраты товаров.
Химчистка, ремонт обуви, ремонт техники и другие бытовые поручения.
Поиск и запись к специалистам: врач, массажист, косметолог и другие.
Подбор кружков, секций, репетиторов для ребенка, запись на занятия.
Иногда — организация транспорта или сопровождение ребенка на дополнительные занятия.
Прочие поручения руководителя
Коммуникация и контроль задач
Взаимодействие с подрядчиками, курьерами, сервисами, бухгалтерией, сотрудниками, членами семьи по отдельным задачам.
Контроль выполнения поручений до результата.
Регулярные статус-апдейты: что сделано, что в работе, где есть риск, какое решение предлагается.
Умение дожимать задачи без конфликта, но настойчиво.
Высшее/незаконченное высшее образование
Опыт в похожей роли от 3 лет
Ответственность, исполнительность, внимательность к деталям
Практический интеллект и способность самостоятельно разбираться в новых задачах
Аккуратность при работе с документами, персональными данными и конфиденциальной информацией
Умение вести несколько поручений параллельно и не терять задачи
Навык фиксировать статусы, сроки, расходы и договоренности
Грамотная письменная и устная коммуникация
Вежливость, но настойчивость в общении с подрядчиками и сервисами
Уверенное владение ПК, офисным пакетом (Word, Excel), поисковыми системами, электронной почтой и т.д.
Английский язык будет преимуществом: для поиска информации в интернете, переписки с сервисами, визовыми центрами и т.п.
Будьте осторожны: если работодатель просит войти через Google, iCloud или Госуслуги, прислать код или пароль, запустить ПО или перевести деньги — это мошенники.