Компания приглашаем в команду Офис-менеджера.
О нас: ООО «ВФМ Технолоджи» - аккредитованная IT-компания разрабатывающая решения по управлению ресурсами бизнеса и самозанятыми. Наш проект «Джем Работа»
Участник инновационного центра "Сколково" в направлении IT.
Лауреат премии SberPro Tech 2025 от Сбера — как лучший вендор года.
Наши проекты улучшают жизнь людей.
Чем предстоит заниматься
Обеспечение работы офиса:
- контролировать чистоту и общее состояние офиса;
- взаимодействовать с клинингом и администрацией бизнес-центра;
- оформлять постоянные и гостевые пропуска и заявки на техническое обслуживание;
- контролировать наличие канцтоваров, продуктов и расходных материалов, закупка необходимого;
- оперативно решать текущие хозяйственные и организационные вопросы.
Работа с документами и корреспонденцией:
- принимать, регистрировать, сканировать и распределять входящую/ исходящую корреспонденцию;
- вести учёт отправлений (сопроводительная документация/реестр);
- печатать документы, организовывать их подписание, сканирование и передачу получателям;
- помогать коллегам со сканированием имеющихся/поступивших документов (по запросу).
Курьерские и почтовые отправления:
- организовывать отправку документов, подарков/оборудования контрагентам/сотрудникам;
- взаимодействовать с курьерскими службами и Почтой России (оформление/получение отправлений, контроль доставки и своевременной оплаты курьерских услуг, решение вопросов по проблемным отправлениям);
- организовывать массовые, срочные и негабаритные доставки.
Как организована работа
Офис-менеджеры работают как единая административная команда. Задачи могут распределяться между сотрудниками, но каждый должен понимать основные процессы и уметь подменить коллегу на время отпуска или больничного.
Часть обязанностей выполняется регулярно, часть возникает по запросу. Нагрузка может меняться в зависимости от количества корреспонденции, отправлений, закупок и срочных задач.
Что мы ожидаем:
- опыт работы офис-менеджером или административным координатором
- уверенную работу с электронными таблицами, почтой, офисными программами;
- внимательность при работе с документами;
- умение одновременно вести несколько задач и контролировать сроки;
- способность самостоятельно организовать работу и довести вопрос до полного завершения;
- грамотную устную и письменную речь;
- доброжелательность и готовность взаимодействовать с сотрудниками разных подразделений;
- аккуратность, ответственность и бережное отношение к конфиденциальной информации;
- готовность сочетать работу с документами и практические хозяйственно-административные задачи.
Условия:
- график 5/2 с 9\10 – 18\19
- оформление по ТК РФ с 1ого рабочего дня
- позитивная, неформальная атмосфера в коллективе профессионалов, поддержка
