Офис-менеджер/ Помощник Генерального директора

О нас:
Техсофт — аккредитованная IT-компания, специализирующаяся на разработке кастомного программного обеспечения, цифровых платформ, веб-сервисов и решений для автоматизации бизнес-процессов. Отдельное направление — внедрение технологий искусственного интеллекта (RAG-системы, мультиагентные ИИ-решения, AI-инструменты для корпоративных задач).

Мы — молодая развивающаяся компания, поэтому ценим самостоятельность, системность и проактивный подход в каждом сотруднике.

Ключевая задача кандидата

Обеспечение бесперебойной работы офиса и административная поддержка деятельности компании, включая взаимодействие с сотрудниками, подрядчиками, поставщиками и управляющими организациями. Создание комфортных и эффективных условий для работы команды.

Обязанности

- Организация и управление рабочим процессом в офисе: контроль порядка, распределение ресурсов, решение операционных вопросов.
- Координация работы с поставщиками и подрядчиками (канцелярия, хозтовары, вода, снеки, мебель, оргтехника).
- Прием и распределение корпоративных звонков и входящей/исходящей почты.
- Взаимодействие с графиками сотрудников: составление таблиц учета, планирование присутствия, подготовка данных для внутренних отчетов.
- Обеспечение офисного пространства всем необходимым для работы: закупка расходных материалов, контроль запасов, поддержание чистоты и комфорта.
- Работа с персоналом объекта и управляющими службами: администраторы, диспетчерская, служба безопасности, сантехники, инженеры, ремонтные бригады.
- Оформление авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников.
- Техническая поддержка офиса: выявление и устранение неполадок, организация ремонтных работ.
- Бронирование жилья для сотрудников: подбор отелей и гостиниц в городах РФ, оформление бронирования, контроль оплаты и выставление счетов.
- Работа в программе 1С: создание заявок на расходование денежных средств, ведение складского учета.
- Работа с документацией: прием, отправка, распределение, передача на подпись руководству.
- Оформление пропусков для курьерских служб, сотрудников и гостей.
- Прием, регистрация и сопровождение посетителей и гостей компании.

Требования

- Опыт работы на аналогичной должности (офис-менеджер, администратор, ассистент руководителя) от 1 года.
- Уверенное владение ПК: MS Office (Excel, Word, Outlook), знание 1С будет преимуществом.
- Понимание принципов взаимодействия с управляющими компаниями, поставщиками и подрядными организациями.
- Навыки деловой переписки и грамотная устная речь.
- Умение работать с большим объемом разноплановых задач, приоритизировать и соблюдать сроки.
- Ответственность, внимательность к деталям, системность.
- Способность самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции и оперативно решать возникающие проблемы.

Условия

- График работы: 5/2, с 10:00 до 18:00.
- Офис в пешей доступности от м. Маяковская.
- Официальное трудоустройство по ТК РФ.
- Работа в аккредитованной IT-компании.
- Гибридный формат не предусмотрен — полная занятость в офисе.