Крупная федеральная FoodTech-компания приглашает в команду офис-менеджера - ответственного организатора, способного обеспечивать бесперебойную работу офиса, выстраивать административные процессы и поддерживать руководителя и команду в ежедневных задачах.
Обязанности:
- Контроль запасов канцтоваров, хозтоваров, воды, продуктов для кухни; своевременные закупки;
- Взаимодействие с подрядчиками (клининг, вода, курьеры, кофемашина и т.д.);
- Взаимодействие с арендодателем и управляющей компанией БЦ: подача заявок, работа с актами и документами по аренде;
- Поддержка корпоративных мероприятий, поздравление сотрудников на праздники/дни рождения;
- Организация питания в офисе: заказ обедов, сбор заявок от сотрудников, работа со службами доставки;
- Приём и распределение входящей корреспонденции;
- Ведение реестров договоров, счетов, работа с базой 1С; передача документов в бухгалтерию;
- Маркировка рекламной продукции, получение и передача токенов (erid) ответственным сотрудникам;
- Подача отчётности и аналитики по размещениям в кабинет ОРД в установленные сроки;
- Встреча гостей, чай/кофе, сопровождение до переговорной;
- Информирование сотрудников о новостях, изменениях, внутренних правилах (ведение корпоративной беседы);
- Ведение календаря руководителя, согласование и организация встреч;
- Организация командировок: билеты, гостиницы, трансферы, визовая поддержка;
- Заказ такси, курьеров, доставки;
- Выполнение поручений руководителя, в том числе личного характера;
- Подготовка рабочего места для новых сотрудников, выдача пропусков, канцелярии;
- Работа с подотчётными средствами, сбор и сдача чеков.
Требования:
- Опыт работы секретарем / офис-менеджером от 1го года;
- Умение систематизировать и планировать;
- Знание английского будет Вашим преимуществом;
- Самостоятельность - любое поручение должно быть выполнено без напоминаний в оговоренный срок;
- Умение искать информацию, анализировать, находить пути решения задач;
- Грамотная устная и письменная речь.
Личные качества:
- Общительность, обладание организаторскими способностями;
- Опрятность;
- Доброжелательность, тактичность;
- Строгая конфиденциальность всей внутренней информации;
- Знание делового этикета, вежливость, внимательность, пунктуальность.
Условия:
- Формат. Работа в центре города в комфортабельном офисе бизнес-класса (5 минут от ст. м. Адмиралтейская);
- Офисный формат, с 10:00 до 19:00 + обязательно быть на связи;
- Корпоративная культура. Отзывчивый и открытый молодой коллектив, поддержка на всех этапах работы;
- Мы готовы вносить изменения, трансформироваться и улучшаться, динамичный темп сопровождает наш рабочий день;
- Отсутствие строго дресс-кода (но важно помнить, что вы - лицо компании для гостей офиса);
- Развитие. Возможность карьерного роста: Для кандидатов с навыками SMM предусмотрено участие в создании контента и ведении соцсетей. Формат и оплата обсуждаются;
- Заработная плата по итогам собеседования;
- ДМС после прохождения испытательного срока. Мы заботимся о своих сотрудниках;
- Скидки на продукцию компании, частичная компенсация питания, участие в дегустациях, мы приобретаем вкусный кофе, закуски, десерты для коллектива. Яркие корпоративы, поздравления на день рождения от коллектива и компании, подарки на праздники.
