Офис-менеджер

1. Делопроизводство и документооборот

• Входящая/исходящая корреспонденция: регистрация, индексация, контроль исполнения по срокам, номенклатура дел

• Оформление приказов, распоряжений, протоколов, доверенностей, служебных записок — по шаблонам и ГОСТ Р 7.0.97-2016

• Работа в СБИС (ЭДО, входящие/исходящие, первичка, подписание) и 1С:УНФ (контрагенты, документы, заявки)

• Работа в корпоративном мессенджере Max: чаты по направлениям (производство, закупки), документы, оповещения

• Почта: рассылка, регистрация обращений, напоминания, ведение единого реестра отправленного

• Архив: формирование и хранение дел, выдача справок и копий

2. Приём, координация и «плечо» руководителя

• Приём посетителей, телефон, распределение звонков по отделам

• Календарь руководителя (заместителя директора — ГК): совещания, встречи, напоминания, подготовка материалов

• Организация совещаний: повестка, помещение/связь, протокол, контроль поручений

• Выполнение поручений руководителя в режиме «сделаю к 15:00», а не «в работе»

• Скрининг входящих запросов: отделять «нужен ГК» от «решает снабжение/производство»

3. Документы для закупок и тендеров

• Сбор и печать коммерческих предложений, спецификаций, сравнительных таблиц

• Подготовка пакетов для участия в процедурах: B2B-Center, ТЗП Татнефть, ТЭК-Торг, Лукойл, КонтурЗакупки

• Ведение реестра КП: номер, дата, поставщик, срок действия, цена без/с НДС

• Контроль сроков подачи заявок и оплат по счетам (не дать «сгореть» КП на 30 дней)

4. Работа с поставщиками и подрядчиками

• Запрос КП по номенклатуре (металл, комплектующие, инструмент, услуги)

• Договорная первичка: счета, УПД, акты, накладные — сверка с заявкой перед оплатой

• Оформление заявок на оплату, согласование с бухгалтерией и директором

• Ведение карточек контрагентов, проверка реквизитов, ИНН/КПП, банковских данных

5. Поддержка производства и конструкторского отдела

• Передача и учёт конструкторской документации (КД), ведомости, извещения об изменениях

• Регистрация заявок от цеха (материалы, инструмент, оснастка) и контроль их исполнения

• Формирование сводных планов на день/неделю из сообщений в Max (Ст1 / Ст2 / Ун.ст. / Слесаря)

6. Персонал и бытовые вопросы

• Приём на работу/переводы/отпуска/больничные — первичный сбор документов для кадров

• Табель рабочего времени, сверка с цехами

• Командировки: приказ, билеты, гостиница, авансовый отчёт

• Пропуска, СКУД, охрана труда: журналы инструктажей, СИЗ, спецоценка (совместно с ответственным по ОТ)

• Контроль медосмотров, сроков аттестаций и обучения

7. Офис и хозяйство

• Закупка канцелярии, расходников, напитков, бытовой химии, ремонт оргтехники

• Договоры на обслуживание (уборка, связь, интернет, аренда, вывоз ТКО)

• Учёт основных средств офиса и их состояния

• Праздники, поздравления, юбилеи, корпоративные мероприятия

8. Электронные площадки, госорганы, порталы

• Электронная подпись: получение/продление, установка КриптоПро, работа с токенами

• Госуслуги, ФНС, ФСС, ЕГИСЗ (медосмотры), Честный знак — при необходимости

• Статистическая отчётность: сбор данных у бухгалтерии, отправка

• Регистрация на порталах, обновление карточки предприятия

9. Ключевые личностные качества

• Устойчивость к многозадачности: одновременно цех, поставщик на проводе, директор в кабинете

• Собственническое отношение к срокам: «проконтролирую сам, а не напомню и забуду»

• Грамотная письменная речь на русском — письма директора читают заказчики

• Аккуратность в цифрах: реквизиты, суммы, ИНН — ошибка стоит денег

• Конфиденциальность: цены, контрагенты, переписка не выходят за пределы офиса

10. Минимальный технический стек

• 1С:УНФ (обязательно), СБИС (обязательно), Max (обязательно)

• Excel: сводные таблицы, ВПР, сравнение КП

• Word: шаблоны с полями, бланки, приказы

• КриптоПро CSP, Контур.Экстерн, браузерная работа с ЭТП

• Сканер, МФУ, корпоративная почта, файловое хранилище