Директору нашей больницы требуется операционный ассистент.
Это не секретарская и не сервисная роль. Нужен человек, который будет помогать директору в контроле исполнения задач, сборе управленческой информации, сопровождении регулярных управленческих встреч и мониторинге документооборота с Департаментом здравоохранения Москвы.
Что нужно делать:
1. Собирать и готовить управленческую отчетность
* Собирать ключевые показатели по подразделениям и отделениям;
* Консолидировать данные в регулярный управленческий дашборд;
* Проверять данные на полноту, сопоставимость и очевидные несоответствия;
* Отмечать отклонения, просрочки, проблемные зоны и вопросы, требующие внимания директора.
2. Сопровождать регулярные управленческие встречи
* Готовить повестку комитетов и рабочих совещаний;
* Вести протоколы;
* Фиксировать решения, сроки и ответственных;
* Контролировать исполнение поручений по итогам встреч;
* Напоминать исполнителям и поднимать вопрос при риске срыва сроков.
3. Контролировать поручения директора
* Вести единый реестр поручений;
* Собирать статусы у ответственных сотрудников;
* Отслеживать сроки и изменения статусов;
* Регулярно готовить для директора короткую и понятную сводку: что исполнено, что просрочено, где есть риск.
4. Мониторить взаимодействие с Департаментом здравоохранения Москвы
* Отслеживать входящие письма, поручения и задачи из департамента;
* Контролировать сроки исполнения;
* Выделять критичные документы и вопросы, требующие немедленного внимания;
* Вести учет исходящих писем больницы в департамент;
* Отслеживать, какие ответы, согласования и материалы должны быть направлены больницей, в какие сроки и на каком они этапе;
* Помогать не допускать просрочек, потерь и ситуаций, из-за которых у больницы возникают управленческие риски.
Что для нас важно:
* Опыт работы в контуре Правительства Москвы, подведомственных организаций Москвы или близкой по логике административной системе;
* Понимание служебной переписки, поручений, сроков исполнения и управленческой значимости документов;
* Очень хорошая организованность и системность;
* Умение работать с большим количеством задач одновременно;
* Настойчивость в контроле исполнения;
* Уверенное владение Excel или Google Sheets;
* Умение кратко и ясно оформлять информацию;
* Спокойное отношение к рутинной работе и высокой ответственности.
Будет плюсом:
* Опыт работы в здравоохранении, больнице, поликлинике или иной крупной социальной организации;
* Опыт протоколирования совещаний и контроля поручений;
* Опыт сопровождения руководителя высокого уровня.
Что это за роль по сути
Это роль для человека, который умеет держать порядок в задачах, сроках, поручениях и переписке, не теряется в большом объеме информации и понимает, что одно письмо может быть формальностью, а другое — источником серьезных последствий для организации.
Нужен человек, который не ждет постоянных напоминаний, а сам держит систему контроля в рабочем состоянии.
Условия:
