Операционный менеджер

BASINN Hotel Development занимается разработкой гостиничных проектов по всей России. Мы разрабатываем мастер-планы, продуктовые концепции, финансовые модели. Количество проектов растёт. Вместе с ним растёт количество процессов, подрядчиков, документов, встреч и других процессов.

Нам нужен человек, который будет работать над этими процесами, поддерживая эффективную среду для работы команды.

Это не позиция секретаря или офис-менеджера.

Задачи

1. Организация проектной работы

Главная задача обеспечить порядок и прозрачность в каждом проекте.

сопровождать проекты на всех этапах работы;
контролировать выполнение задач, сроки и договорённости;
фиксировать результаты встреч и созвонов;
помогать руководителю и команде координировать работу между всеми участниками проекта;
поддерживать структуру проектов в Битрикс24;
следить за порядком в проектных папках, документах и рабочих материалах;
архивировать завершённые проекты;
организовывать командировки сотрудников и сопровождать оформление командировочных расходов.

2. Документооборот и работа с подрядчиками

Работа и контроль за документами, оплатами и взаимодействием с подрядчиками.

сопровождение документооборота по проектам совместно с бухгалтерией;
подготовка технических заданий, актов, приложений и других проектных документов;
контроль подписания документов;
ведение реестров договоров, оплат, обязательств и статусов;
сбор и проверка комплектов документов по подрядчикам;
контроль получения счетов, актов и других необходимых материалов;
согласование и подписание договоров с новыми подрядчиками.

3. Работа с CRM и внутренними сервисами

поддерживать актуальность данных в Битрикс24;
контролировать корректность карточек проектов, задач и статусов;
формировать рабочие отчёты, реестры и сводные таблицы;
отслеживать повторяющиеся ошибки в процессах;
внедрять и автоматизировать процессы по средствам Б24;
контроль за оплатой сервисов и инструментов которые использует команда;
предлагать решения, которые помогут сделать работу команды проще и эффективнее.

4. Систематизация и развитие внутренних процессов

анализировать текущие процессы и выявлять узкие места;
описывать повторяющиеся процессы в виде понятных регламентов;
создавать инструкции, чек-листы и шаблоны;
участвовать во внедрении единых стандартов работы;
предлагать идеи, которые позволят сократить ручную работу, количество ошибок и потерю информации.

5. Поддержка команды

помощь в поиске подрядчиков;
адаптация новых подрядчиков в команде;
организация выдачи доступов и подключение новых участников команды;
решение текущих организационных вопросов.

Требования:

опыт работы операционным менеджером, координатором проектов или бизнес-ассистентом;
опыт работы с Битрикс24
базовое понимание финансовых таблиц, оплат и договорных обязательств;
уверенное использование AI-инструментов в ежедневной работе;
умение самостоятельно организовывать свою работу, а не ждать постоянных указаний;
грамотная устная и письменная речь;
умеет доводить задачи до результата;

Вакансии в BASINN Hotel Development

Вакансии

Операционный менеджер

Вакансии в BASINN Hotel Development

Вакансии

Операционный менеджер