Бизнес-ассистент/ Менеджер проекта (Английский язык)

Кого мы ищем

Мы ищем энергичного и надёжного Бизнес-ассистента для поддержки Собственника бизнеса в быстро меняющейся международной бизнес-среде. Эта роль сочетает в себе функции исполнительной поддержки, организационной и операционной деятельности, а также участие в проектах.

Идеальный кандидат — это организованный, внимательный к деталям, деликатный специалист, свободно владеющий английским и русским языками (французксий или Арабский будут дополнительным плюсом). Вы будете играть ключевую роль в международной экспансии, повседневных операциях и решении срочных задач руководителя.

Основные обязанности

• Действовать как доверенный помощник владельца бизнеса, управлять ежедневными операциями и потоком задач
• Обрабатывать переписку и звонки на английском и русском
• Готовить аналитические справки
• Вести календарь руководителя, планировать встречи, отслеживать дедлайны и контролировать выполнение задач
• Организовывать и доставлять конфиденциальные документы владельца бизнеса в различные учреждения (например, нотариусы, банки, консульства)
• Быть на связи по телефону вне рабочих часов при необходимости для срочных вопросов
• Помогать с международной регистрацией компаний, документацией и соблюдением требований
• Взаимодействовать с юридическими и финансовыми организациями для поддержки корпоративной структуры
• Поддерживать чувствительные бизнес-проекты с соблюдением конфиденциальности
• Готовить и обрабатывать счета, платежи и банковские операции на разных платформах
• Отслеживать расходы и готовить отчеты для руководителя
• Обеспечивать упорядоченный документооборот на английском и русском
• Организовывать международные поездки (деловые и семейные): авиабилеты, отели, логистика
• Оказывать поддержку в оформлении виз
• Координировать участие в выставках и бизнес-форумах (в России и за рубежом)
• Курировать организацию мероприятий, обеспечивая руководителю комфортное участие и доступ
• Предвидеть проблемы и решать их заранее для бесперебойных поездок и эффективного управления временем
• Проводить исследования, готовить бизнес-обзоры, презентации и справки
• Поддерживать присутствие руководителя на бизнес-платформах от его имени (например, LinkedIn)
• Переводить документы (английский↔русский)
• Координировать заказы брендированной продукции, организацию подарков и цифровые коммуникации
• Уверенно работать с современными технологиями, приложениями и системами
• Помогать с настройкой и управлением онлайн-банкингом, защищенными аккаунтами и цифровыми инструментами

Требования
• Свободное владение английским языком (не ниже C1), свободный русский
• Опыт работы от 3 до 6 лет в роли бизнес-ассистента или исполнительного помощника
• Отличные коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь
• Уверенное владение пакетом MS Office
• Быстрая адаптация к новым цифровым инструментам и сервисам
• Знание Adobe Photoshop / Illustrator приветствуется
• Знание других языков (французский, арабский) будет преимуществом
• Высокий уровень ответственности, внимание к деталям и соблюдение конфиденциальности

Мы предлагаем
• Конкурентоспособную и стабильную заработную плату
• Потенциал карьерного роста до менеджера проектов
• Международную бизнес-среду и взаимодействие с первыми лицами
• Работа в офисе рядом с м. Смоленская, график 5/2 (пн–пт)

Если вы высокоорганизованный, технологически подкованный профессионал и готовы поддерживать динамичный международный бизнес на высшем уровне — мы будем рады знакомству.

________________________________________________________________________________________

Who We Are Looking For

We are seeking a capable and driven Business Assistant to support the Business Owner in a fast-paced, international business environment. This role blends high-level executive support with operational, organisational, and project-related responsibilities.

The ideal candidate is efficient, detail-oriented, discreet, and fully fluent in both English and Russian (French or Arabic will be an advantage). You’ll play a vital role in supporting international expansion, daily operations, and time-sensitive executive needs.

Key Responsibilities

• Act as a trusted assistant to the business owner, managing daily operations and task flow

• Handle correspondence and calls in English and Russian

• Prepare analytical reports

• Maintain the executive calendar, schedule meetings, track deadlines, and follow up on tasks

• Organise and deliver sensitive Business Owner's documents to various institutions (e.g. notaries, banks, consulates)

• Be available on the phone outside of working hours for time-critical or urgent matters when needed

• Assist with international company formation, documentation, and regulatory compliance

• Liaise with legal and financial institutions to support corporate structuring

• Support sensitive business projects with discretion

• Prepare and process invoices, payments, and banking transactions across platforms

• Track expenses and prepare executive reports

• Maintain orderly document flow in English and Russian

• Organise international travel (business and family): flights, hotels, logistics

• Provide visa applications support

• Coordinate participation in exhibitions and business forums (Russia and abroad)

• Oversee event logistics, ensuring seamless executive presence and access

• Anticipate issues and solve problems proactively to ensure smooth travel and time management

• Conduct research, prepare business summaries, presentations, and briefings

• Maintain executive presence on business platforms on behalf of the Business Owner (e.g. LinkedIn)

• Translate documents (English↔Russian)

• Coordinate branded material orders, gift logistics, and digital communications

• Confidently work with modern technology, apps, and systems

• Assist with setting up and managing online banking, secure accounts, and digital tools

Requirements

• English C1+ (spoken and written); fluent Russian

• 3–6 years of experience in executive or business assistant roles

• Excellent communication, writing, and interpersonal skills

• Proficient in MS Office (PowerPoint, Excel, Outlook)

• Confident user of digital tools and quick to adopt new systems

• Familiarity with Adobe Photoshop/Illustrator is a plus

• Additional languages (French, Arabic) are a plus

• Absolute discretion, attention to detail, and high personal integrity

What We Offer

• Competitive and stable salary

• Clear path to grow into a Project Manager role

• International working environment and leadership exposure

• Office-based role near Smolenskaya metro, Mon–Fri (5/2)

If you are highly organised, technologically savvy, and ready to support a dynamic international business at executive level — we’d love to hear from you.