Привет! Я предприниматель, развиваю различные проекты. Сейчас я ищу системного, ответственного и проактивного Бизнес-ассистента (с функциями операционного менеджера), который станет моей правой рукой, поддержит идеальный порядок в процессах и заберет на себя операционную рутину.
Ключевые задачи:
- Контроль и коммуникации: Фиксация поручений руководителя, контроль дедлайнов подрядчиков. Телефонные звонки для оперативного решения вопросов.
- Документооборот: Заполнение шаблонных договоров, контроль их подписания обеими сторонами и ведение электронного реестра.
- Взаимодействие с госорганами: Сбор и комплектация пакетов документов для различных ведомств (официальные письма, запросы технических условий, справки, документы для аккредитаций и т.д.).
- Помощь в найме: Размещение вакансий, первичная фиксация откликов от кандидатов и организация/приглашение на собеседования.
- Финансы и учет: Внесение затрат в сервис управленческого учета (по готовым шаблонам) и планирование календаря оплат подрядчикам.
- Работа с ИИ: Активное использование нейросетей (ChatGPT, Claude и др.) для ускорения рутины - написания черновиков писем, рассылок и быстрого сбора информации.
- Жизнеобеспечение офиса: Заказ канцелярии, воды, чая/кофе, расходников для техники; поддержание порядка в переговорной зоне и решение вопросов с администрацией здания.
- Офис и логистика: Нахождение в офисе (минимум полдня), отправка/забор корреспонденции, бронирование поездок и выполнение личных поручений.
Пул задач динамичен и не ограничивается этим списком. Обязанности распределены во времени (каких-то задач временно может не быть вовсе), поэтому от вас не потребуется делать всё единовременно. Мне важна гибкость и умение переключаться на актуальные приоритеты. Возможен гибкий график присутствия в офисе в зависимости от текущих задач
Профессиональные навыки
- Цифровая грамотность и ИИ: Уверенное владение современными нейросетями (ChatGPT, Claude и др.) для генерации текстов, писем, рассылок и быстрого поиска информации.
- Работа с таблицами и цифрами: Отличное знание Google Таблиц / Excel (сортировка, фильтры, базовые формулы). Понимание, чем отличаются разные статьи расходов. Опыт работы в сервисах управленческого учета (ПланФакт, Финтабло и т.д.) будет огромным плюсом.
- Бизнес-коммуникации: Навык ведения телефонных переговоров. Умение не просто «спросить», а договориться, узнать статус, решить спорный вопрос.
- Грамотность и деловое письмо: Безупречный русский язык. Умение составлять официальные запросы, письма в госорганы и администрации без канцеляризмов и ошибок.
- Административные навыки: Понимание структуры договоров (где смотреть сроки, реквизиты, предмет договора), опыт ведения реестров и баз данных.
- Мобильность.
Личные качества
- Гипер-внимательность к деталям: Вы искренне любите порядок, таблицы, способны заметить опечатку в акте, ошибку в цифре или пропущенный пункт в договоре.
- Высокая организованность и системность: Умение держать под контролем чужие дедлайны, вовремя напоминать команде о задачах, фиксировать всё в таск-менеджере.
- Проактивность (автономность): Подход к работе в стиле «прийти с готовым решением, а не с проблемой». Умение гуглить (или спрашивать у ИИ), если задача незнакома.
- Стрессоустойчивость и гибкость: Способность спокойно переключаться между разноплановыми задачами (только что разносил(а) финансы — теперь нужно ехать за документами или встречать гостей).
- Здоровая настойчивость: Умение мягко, вежливо, но твердо «дожать» подрядчика или сотрудника чтобы получить необходимый результат.
Инструкция по отклику (Внимание!)
Чтобы я понял, что вы действительно внимательно прочитали описание, а не кликнули автоматически, выполните три условия:
- Начните свое сопроводительное письмо со слов: «Привет, отличный план! Я готов»
- В нескольких предложениях напишите, какими навыками и личными качествами вы обладаете в контексте моей вакансии.
- Коротко подтвердите: «Живу во Владивостоке, авто есть, график подходит».
