Менеджер по документообороту

Обязанности:
Документооборот и администрирование:
— ведение первичной документации (договоры, счета, акты, спецификации);
— систематизация и архивирование бумажных и цифровых данных.
Координация и коммуникация:
— взаимодействие с партнерами, подрядчиками;
— коммуникация с командой по текущим задачам;
— подготовка рабочих материалов.
Управление пространством (шоурумом):
— поддержание порядка в галерее (бытовые задачи);
— контроль работы оргтехники, поиск и взаимодействие с обслуживающими организациями;
— координация клининговых и курьерских служб;
— контроль расходных материалов;
— учет и прием предметов на хранении и на экспозиции;
— участие в монтаже/демонтаже выставок.
Работа с клиентами:
— встреча гостей и партнеров (чай/кофе);
— фиксация интересов клиентов и передача информации команде (входящие запросы).
Поддержка мероприятий:
— административное сопровождение выставок и ивентов;
— работа со списками гостей;
— координация подрядчиков во время мероприятий;
— подготовка пространства к открытию и контроль после завершения.
Цифровая и операционная поддержка:
— обновление информации на сайте (фото, описания, статусы работ);
— работа с CRM: внесение контактов, распределение заявок, контроль актуальности данных.
Поддержка руководителя и команды:
— оперативное выполнение поручений;
— взаимодействие с бухгалтерией, СММ и отделом логистики по текущим задачам.

Условия:
— заработная плата обсуждается индивидуально с успешным кандидатом;
— оформление в соответствии с ТК РФ;
— график работы: 5/2;
— Санкт-Петербург;
— возможность профессионального роста;
— участие в выставочных и международных проектах;
— работа в среде, где ценятся интеллект, эстетика и ответственность.

Требования:
— грамотная письменная и устная речь;
— проактивная жизненная позиция;
— английский язык не ниже уровня B2 (будет преимуществом);
— уверенное владение офисным пакетом программ;
— организованность, ответственность, внимательность к деталям;
— тактичность и умение работать в премиальном сегменте;
— способность быстро ориентироваться в задачах и сохранять спокойствие в многозадачности.