Ассистент по документообороту

Kotlo Studio – бренд дизайнерской бижутерии. Мы продаём украшения через собственный сайт, маркетплейсы и партнёрские каналы.

Ищем ассистента, который возьмёт на себя клиентские обращения, документооборот и часть административных задач по поддержке работы офиса.

Задачи

Клиентские обращения

• обрабатывать входящие сообщения клиентов;

• отвечать на вопросы по заказам, доставке, оплате, обменам, возвратам и ремонтам;

• проверять статусы заказов и доставок;

• фиксировать обращения, статусы и договорённости;

• передавать нестандартные ситуации ответственным сотрудникам;

• следить, чтобы клиентские вопросы не оставались без ответа.

Документооборот

• разбирать входящую почту;

• работать со счетами, актами, УПД, договорами и другими документами;

• передавать документы на согласование и подписание;

• работать с ЭДО;

• сохранять документы в нужные папки;

• вести простые реестры документов;

• контролировать, какие документы ещё не получены, не согласованы или не подписаны.

Административная и операционная поддержка

• вести рабочие таблицы;

• помогать с регулярными отчётами;

• фиксировать повторяющиеся вопросы, ошибки и зависшие задачи;

• поддерживать порядок в информации: письмах, документах, обращениях, статусах;

• помогать с административными задачами по офису: пропуска, курьеры, заказ воды и расходных материалов, координация небольших бытовых вопросов.

Требования

• опыт работы с клиентскими обращениями в письменном формате;

• понимание базового документооборота: счёт, акт, УПД, договор, закрывающие документы;

• опыт работы с ЭДО или готовность быстро разобраться при наличии опыта с документами;

• уверенная работа с почтой, Google Таблицами / Excel;

• грамотная письменная речь;

• умение работать удалённо и фиксировать задачи в письменном виде.

Будет плюсом

• опыт работы в интернет-магазине, fashion, аксессуарах, украшениях или другой товарной нише;

• опыт работы с CRM;

• опыт обработки возвратов, обменов, ремонтов, претензий клиентов;

• опыт работы с маркетплейсами или партнёрскими каналами;

• нахождение в Москве – для редких задач, связанных с офисом.

Условия

• удалённая работа;

• полная занятость;

• график: 10:00–19:00 по московскому времени;

• оплата: 70 000–85 000 ₽ на руки, в зависимости от опыта;

• оформление по трудовому договору;

• испытательный срок – 2 месяца;

• работа в небольшой команде бренда украшений.

В сопроводительном письме ответьте, пожалуйста, на короткие вопросы ниже. Отклики без ответов на вопросы не рассматриваем.

Вопросы для отклика

1. С какими клиентскими обращениями вы работали: заказы, доставки, возвраты, обмены, претензии, что-то другое?

2. С какими документами вы работали? Коротко напишите, чем отличаются счёт, акт и УПД.

3. Был ли у вас опыт работы в интернет-магазине, бренде, маркетплейсах или другой товарной компании? Если да – какой?