Международная технологическая OSINT компания ищет Бизнес-ассистента для своего CEO и сооснователя.
Компания работает с 500+ клиентами в 90 странах мира. Команда из 65 человек распределена по всему миру, внутренняя коммуникация на английском языке.
CEO — визионер, системный руководитель, AI-native. Он умеет делегировать, даёт подробный контекст и ожидает от своего ассистента не просто исполнения, а ownership и проактивности. Ему нужен человек, который будет думать на несколько шагов вперёд, предлагать решения и брать на себя ответственность за результат.
Распределение задач: 70-80% бизнес, 20-30% личные.
Чем предстоит заниматься:
Бизнес-задачи (70-80%):
- Формирование календаря мероприятий вместе с PR и маркетинг-командой: 70-80 событий в год по всему миру (конференции, встречи с клиентами, инвесторские roadshow, C-Level workshops). Приоритизация, решение конфликтов в расписании.
- Организация командировок: подбор билетов (оптимальные по цене/времени), жильё, визовая поддержка (включая визу O-1 для США), логистика для поездок от Вашингтона до Сингапура.
- Инвесторская история: работа с NDA, data rooms, доступами, координация вопросов от инвесторов. Организация камерных инвесторских встреч в ресторанах (15-20 человек).
- Поддержка на мероприятиях: иногда сопровождение в командировках для помощи на месте (особенно на крупных конференциях типа CES в Лас-Вегасе).
- Follow-up встреч: после конференций и поездок — сохранять контакты, напоминать о договорённостях, не давать потерять возможности.
- Координация работы с OKR на уровне лидер-тима (4-8 человек): снять нагрузку с CEO и HR-партнёра.
- Организация внутренних встреч/воркшопов для команды (переговорки, еда, логистика для приезжих коллег).
Личные задачи (20-30%):
- Планирование семейных поездок: согласование с school breaks детей (9 и 14 лет), поиск агентств/туров, бронирование заранее (в Европе всё нужно планировать за полгода).
- Школьные/детские вопросы: учитывать в календаре школьные мероприятия, иногда помогать организовать (найти и заказать костюм жирафа для школьной вечеринки 😊).
- Медицинские чекапы: организация для CEO (в том числе международных).
- Административные задачи: иногда что-то решить по дому - вызвать мастера, организовать уборку, забронировать ресторан для семьи.
Мы ищем тебя, если ты:
- Можешь работать на уровне White House: уверенно общаешься с инвесторами из Sequoia Capital, executive assistants вице-президентов крупнейших фондов. Не теряешься на встречах высокого уровня.
- Системный и проактивный: продумываешь corner cases, предлагаешь решения сам(а), не ждёшь указаний. Ownership вместо «что мне делать?».
- AI-native и технологически подкованный: свободно владеешь современными инструментами, умеешь быстро разобраться в новом. Уверенный пользователь HubSpot, Slack, Zoom, Miro, ClickUp (Slack — основной рабочий инструмент).
- Excellent English: Upper-Intermediate/Advanced (B2-C1). Свободно пишешь и говоришь, желательно без сильного акцента — вся компания на английском, все инвесторы, клиенты, конференции.
- Опыт в IT/SaaS/cybersecurity — большой плюс. Понимаешь контекст индустрии, знаешь, что такое B2B/B2G Enterprise.
- Гибкий и стрессоустойчивый: готов(а) к постоянным изменениям планов (конференции переносятся, накладываются), умеешь быстро перестраиваться.
- Ответственный и надёжный: умеешь слушать (не спорить), follow-up всех договорённостей, не теряешь контакты и обещания.
- Зрелый и сервисный: понимаешь, что supporting CEO - это про то, как снять с него нагрузку и сделать комфортно, чтобы он фокусировался на бизнесе.
- Комфортно с высокой доступностью: готов(а) быть на связи в выходные (не для срочных задач, но чтобы принять идею/задачу и зафиксировать).
- Имеешь возможность свободно перемещаться по Европе.
Мы предлагаем:
- Вознаграждение: $4,000-6,000 gross (финальная цифра зависит от опыта и скиллов)
- Оформление: B2B контракт с компанией в США (возможен контракт через европейское юрлицо, если критично по визам)
- Валюта: USD (возможна оплата в EUR через deel, если нужно)
- Формат работы: полная удалёнка
- График: ориентировочно 9:00-21:00 CET (Central European Time). Самое продуктивное время CEO — 18:00-20:00. Гибкий подход — можно встроить спорт/личные дела в течение дня, но важна доступность в core hours.
- Командировки: готовность к ~20-30 поездкам в год (в основном Европа, реже США, Азия, Ближний Восток). Длительность: обычно 3-4 дня, иногда до 1-2 недель. Обязательна визовая свобода передвижения по Европе.
- Отпуск: 28 календарных дней + планируется +10 дней (можно использовать как национальные праздники или по выбору). Важно согласовывать с графиком CEO и не попадать на ключевые события.
- Возможности роста: при успешном развитии роли — возможность создания executive office.
- Регулярные встречи: weekly 1:1 с CEO (1 час голосом) для синхронизации и обратной связи.
