АКАДЕМИЯ ГОРОДСКИХ ТЕХНОЛОГИЙ «СРЕДА» – это российская, динамично развивающаяся, успешная компания, оказывающая услуги в области стратегического и образовательного консалтинга для государственных и муниципальных органов власти, институтов развития, крупных российских и международных компаний.
Ключевыми продуктами компании являются:
- Документы стратегического развития территорий
- Стратегии и программы социально-экономического развития
- Образовательные программы
- Деловые мероприятия в сфере B2G
- Аналитические исследования
Мы активно растем и масштабируемся, и сейчас мы открываем поиск Координатора/Администратора проектов.
Чем предстоит заниматься:
1. Управление проектным циклом и контроль исполнения
- Создание карточки проекта / паспорта проекта (цели, команда, сроки, этапы, KPI).
- Формирование плана-графика, контроль дедлайнов.
- Ведение трекера задач (Excel ,Bitrix24).
- Еженедельный сбор статусов по задачам и выявление отклонений.
- Эскалация «узких мест» руководителю проекта / куратору.
2. Контроль качества и проверка промежуточных результатов
- Использование чек-листов качества и стандартов компании.
- Организация промежуточной проверки материалов (гендиректором или куратором).
- Контроль устранения замечаний.
3. Документооборот и отчетность
- Консолидация содержательных и финансовых отчётов.
- Проверка комплектности пакета документов перед отправкой заказчику.
- Контроль корректности актов, закрывающих документов и подтверждений расходов.
- Отслеживание получения подписанных актов и передача в бухгалтерию.
- Архивация документов (в т.ч. на Яндекс.Диске) по стандартам структуры.
4. Финансово-административная координация
- Контроль исполнения бюджета проекта (Project P&L).
- Передача заявок на оплату и подтверждающих документов.
- Верификация кодировки расходов по проектам.
- Взаимодействие с бухгалтерией и юристами по договорам, актам, подрядчикам.
5. Постпроектная аналитика и улучшения
- Формирование итогового отчета об этапах.
- Подготовка Lessons Learned — фиксация ошибок и сильных решений.
- Предложения по оптимизации процессов и повышению эффективности.
Ключевые процессы, за которые отвечает менеджер
Инициация проекта — создание паспорта проекта.
Планирование — календарь, бюджет, контрольные точки.
Запуск проекта — синхронизация команды, готовность ресурсов.
Исполнение — контроль сроков, статусов, чекпоинтов.
Контроль качества — проверка материалов перед сдачей.
Отчетность и документооборот — консолидация, проверка, сдача.
Закрытие этапов — акты, подтверждения, архивирование.
Постпроектная аналитика — выводы, предложения.
Инструменты, с которыми будет работать менеджер
- Яндекс.Диск — структура хранения документов.
- Excel / Bitrix24 — трекер задач и статусов.
- Project P&L / бюджет проекта — план-факт анализ.
- Шаблоны отчетов, актов, чек-листы качества.
- Корпоративный чат / e-mail — коммуникации и фиксация решений.
Требования:
Обязательные
- Опыт работы в управлении проектами или PMO от 2–3 лет.
- Опыт административной координации проектов (желательно в консалтинге / ивентах / B2B / B2G).
- Умение работать с большими массивами документов.
- Внимательность, структурность, высокая дисциплина.
- Навык работы с Excel, Google Sheets, трекерами задач.
- Готовность работать с жесткими сроками, дедлайнами и высоким качеством требований.
Желательные
- Опыт в компаниях с проектным учётом или бюджетированием.
- Знание 223-ФЗ / 44-ФЗ на базовом уровне.
- Понимание логики P&L проекта.
- Опыт взаимодействия с юристами, финансами, бухгалтерией
Условия:
- проектная занятость, возможен ненормированный рабочий день в период высокой проектной активности;
- работа в гибридном режиме, участие в оперативных совещаниях и соблюдение дедлайнов;
- Возможность влиять на систему управления проектами.
- Развитие и рост в PMO / операционного руководителя / руководителя проектов.
- Стабильная зарплата (премии по итогам квартал/год), оформление по ТК РФ.
- Прозрачная и управляемая рабочая среда.
- в отклике на вакансию указать направление, в котором вы считаете себя экспертом.
